Zu Gast ...

Die Planung der Gastkonzerte des Symphonieorchesters des Bayerischen Rundfunks übernimmt der Manager des Orchesters. Dabei gibt es Konzerthäuser, wie z.B. die Royal Festival Hall in London, das Théatre des Champs-Elysées in Paris, der Musikvereinssaal in Wien oder das KKL in Luzern, bei denen das Orchester regelmäßig zu Gast ist. Zudem reist das BRSO in regelmäßigen Abständen nach Japan sowie in die USA. Als Orchester einer öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalt, spielt es neben den zahlreichen Konzerten in München, alljährlich in verschiedenen Städten des Sendegebietes. So z.B. beim Mozartfest Würzburg, beim Kissinger Sommer, bei der Europäischen Woche Passau oder bei Gastkonzerten in Nürnberg, Erlangen, Garmisch-Partenkirchen, Ottobeuren etc. Hinzu kommen verschiedene Gastkonzert in weiteren deutschen Städten und dem europäischen Ausland. Die Gastkonzerte werden entweder direkt mit dem Veranstalter vor Ort vereinbart, dies kann z.B. ein Konzerthaus oder ein Festival sein, oder aber von einer Konzert- bzw. Künstleragentur vermittelt.
Wenn die Termine für ein Gastkonzert feststehen, entwirft der Manager des Orchesters zusammen mit dem Dirigenten und dem Veranstalter das Programm. Dabei spielen verschiedene Komponenten eine Rolle:

1. Idealerweise versucht man mit einem Programm auf Reisen zu gehen, das man vor der Reise in München z.B. in einem Abonnementkonzert gespielt hat. Dies ist die beste Voraussetzung, um über genügend Probenzeit zu verfügen. Falls dies nicht möglich ist, einigt man sich meist auf Werke aus dem Repertoire des Orchesters.
2. Das Programm soll dramaturgisch in den Konzertplan des Veranstalters oder des Festivals passen, wobei Werkwiederholungen sowie Wiederholungen der Solisten vermieden werden sollen.
3. Der Chefdirigent des BRSO, Mariss Jansons, ist gleichzeitig auch Chefdirigent des Konzertgebouw Orchester Amsterdam, mit dem er ebenfalls oft auf Reisen ist. Daher sollten sich die Programme der beiden Orchester auf Gastspielen deutlich voneinander unterscheiden.

Der Manager des Orchesters verhandelt mit dem jeweiligen Veranstalter oder der Konzertagentur über zukünftige Projekte. Um eine Basis für Vertrags- und Honorarverhandlungen zu schaffen, wird zunächst eine Kalkulation erstellt, in der sämtliche zu erwartende Kosten aufgeführt werden.

Die Umsetzung der Projekte beginnt etwa 9-12 Monate vor der Reise. Zunächst müssen die Flüge bzw. Zugtickets sowie die Hotelzimmer für etwa 100 130 Personen gebucht werden (bei gemeinsamen Projekten mit dem Chor des Bayerischen Rundfunks sogar für 160 bis knapp 200 Personen). Hierfür wird ein entsprechendes Angebot bei tour concept eingeholt. Es handelt sich dabei um eine externe travel & transport management GmbH in Berlin, mit der das Orchester seit vielen Jahren gut zusammenarbeitet. Sie übernimmt je nach Projekt von den Angeboten bzw. Reisevorschlägen über die Buchung bis zur Durchführung und Abwicklung vor Ort sowie die Logistik der Musikinstrumente einen großen Teil der Reisebetreuung. Die Hotelbuchungen übernimmt etwa zu gleichen Teilen entweder das BR- Orchesterbüro, tour concept oder der Veranstalter vor Ort bzw. die Agentur, die das Konzert vermittelt hat.

Komplikationen kann es bei fehlenden Zug- oder Flugverbindungen geben oder bei der Auswahl der Hotels, die möglichst nah am Konzersaal liegen sollten und häufig nicht über ausreichend Einzelzimmer verfügen. Bahnreisen in Deutschland kann man erst 6 Monate, in anderen Ländern wie z.B. in der Schweiz, Frankreich oder Großbritannien sogar erst 3 Monate im Voraus buchen, was die endgültige Festlegung der Reisezeiten etwas erschwert.

Bei der Reiseplanung sind außerdem die Vorschriften des Manteltarifsvertrags zu berücksichtigen. Demnach muss zwischen dem Konzertende und der Abreise am nächsten Tag eine Nachtruhe von mind. 11 Stunden eingehalten werden zwischen der Ankunft im Hotel und der Abfahrt zum Konzertsaal eine Ruhezeit von mind. 3 Stunden. Somit kommen nur bestimmte Reisemöglichkeiten in Frage, die mit dem Orchestervorstand besprochen werden um anschließend eine gemeinsame Entscheidung zu treffen.

Etwa zeitgleich beginnt der Orchesterinspizient mit der Planung und Vorbereitung der Musikinstrumententransporte, die ebenfalls über tour concept abgewickelt werden. Die Musikinstrumente sind über den BR weltweit versichert, so dass im Vorfeld der Reise keine besonderen Vorkehrungen getroffen werden müssen. Für die Musiker dagegen wird für Überseereisen über den BR eine spezielle Auslandskrankenversicherung abgeschlossen, um für evtl. Notfälle ausreichend abgesichert zu sein.

Im Team wird mit einem ersten Vertragsentwurf begonnen und die Anträge für Visa sowie E-101 Bescheinigungen gestellt. Mit dem Chefdirigenten wird die Probendisposition besprochen und festgelegt. Mit dem Veranstaltern bzw. der Agentur wird in der Folgezeit die Verfügbarkeit des Saals für Proben geprüft sowie weitere Details, wie z.B. Bustransfers innerhalb der Stadt, evtl. Hotelbuchungen, Catering hinter der Bühne, Verteilung der Konzertkarten etc. entschieden. Man steht nun in regelmäßigem Kontakt mit allen Beteiligten, um alle wichtigen Schritte zu besprechen und letztendlich zu fixieren. Ca. 6-8 Wochen vor der Reise wird die genaue Orchesterbesetzung festgelegt, um Flug- und Hotellisten erstellen zu können. Alle Details werden nach und nach zu einem Reiseplan für die Musiker "verarbeitet".

Auf der Tournee wird das Orchester begleitet vom Orchestermanager, der Leiterin der künstlerischen Produktion, einer Mitarbeiterin aus dem Orchesterbüro, der persönlichen Assistentin des Chefdirigenten, dem Leiter Kommunikation, dem Orchesterinspizient mit 3-4 Orchesterwarten, sowie bei einigen Projekten von einem Tonmeister vom BR. Hinzu kommt bei Flugreisen ein Mitarbeiter von tour concept, der vor allem am Flughafen und ggf. auch im Hotel den Check-In vorbereitet sowie die Fracht mit den Musikinstrumenten und deren Zollabfertigung abwickelt. Bei längeren Reisen sowie Überseereisen wird das Orchester von einem Arzt begleitet.

Bei der Abwicklung vor Ort wird in engem Kontakt mit dem Veranstalter oder der jeweiligen Agentur zusammengearbeitet.

Die Aufgaben nach einer Reise sind je nach Position sehr unterschiedlich. Sie beginnen u.a. mit der Ablage der Unterlagen, Abrechnung der Reisekosten und Tagesspesen, Bezahlung der Rechnungen und Honorierung der Aushilfskräfte, Erstellen des Pressespiegels und enden mit der Planung und Vorbereitung der nächsten Reisen. In der Regel setzt sich das Team nach größeren Tourneen zusammen um evtl. Probleme zu besprechen und Verbesserungsvorschläge für die Zukunft zu diskutieren.

Isabella Mayer besetzt die Stelle der Leiterin der künstlerischen Produktion des Symphonieorchesteers des Bayerischen Rundfunks.