09.02.2018
Themenreihe Personal
Autor*in
Dirk Schütz
ist Gründer von Kultur Management Network und der Kulturpersonal GmbH. In den Bereichen Führung, Personalmanagement und Organisationsentwicklung arbeitet er als Berater, Coach und Trainer und unterrichtet als Dozent an Kulturmanagement-Studiengängen im deutschsprachigen Raum.
Controlling im Recruiting
Ungenutzte Potenziale heben
Bis zu 85 Prozent der Ausgaben einer Kultureinrichtung werden für den Personalbereich aufgewendet. Trotzdem findet dieser Aspekt beim Controlling kaum bis gar keine Berücksichtigung. Wie lässt sich das ändern?
Themenreihe Personal
Besetzungsverfahren werden im Kulturbetrieb häufig uneffizient gestaltet. Doch dass den Recruitingprozessen derart wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird, ist fatal, denn sie spielen in einem so personenzentrierten Bereich wie der Kultur eine wichtige strategische Rolle. Und sie kosten zudem erhebliche zeitliche und monetäre Ressourcen.
Häufige Problemfelder im Recruitingprozess
Die Suche nach geeigneten MitarbeiterInnen in einer Kultureinrichtung ist eine Frage der Zukunftssicherung. Nur wenn die potentiellen MitarbeiterInnen den speziellen Bedarfen der Einrichtung mit ihren Erfahrungen und ihrem Wissen begegnen können, macht die Besetzung Sinn. Blickt man in diesem Zusammenhang auf die Recruitingprozesse, wie sie aktuell betrieben werden, entdeckt man einige gravierende Problemfelder. Das beginnt bereits mit fehlenden strategischen Überlegungen zur Ausschreibung und Besetzung: Welche Ziele sind mit der Besetzung einer Stelle verbunden? Welche Wirkung soll die Person auf dieser Position erzielen? Welche Entwicklungsszenarien ergeben sich für die entsprechende Abteilung oder die ganze Organisation ergeben? Dieser Mangel mündet meist in unklar formulierten Anforderungsprofilen, Stellenausschreibungen und Auswahlkriterien.
Das Ergebnis: BewerberInnen lesen die Anknüpfungspunkte heraus, die sich am besten mit ihren Biografien oder Neigungen vereinbaren lassen. Je breiter der Anforderungskatalog, umso mehr BewerberInnen fühlen sich angesprochen. Werden nun noch beliebig Kanäle für die Kommunikation ausgewählt, potenziert sich deren Zahl nochmals. Die Folge ist ein deutlich erschwerter und verlängerter Auswahlprozess, um aus diesem viel zu breiten Bewerberfeld die passende Person herauszufiltern. Die daraus resultierende Überforderung der verantwortlichen MitarbeiterInnen oder Abteilungen mündet nicht selten auch in erheblichen Problemen im Umgang mit den BewerberInnen.
An vielen Häusern kann man zudem einen ineffizienten Einsatz von Personal und Ressourcen beobachten. Dies führt ebenfalls zu langwierigen Besetzungsverfahren. Fehlende oder unklare Verantwortlichkeiten und mangelnde Entscheidungsfreude verschärfen die Situation. Die Konsequenz: Die besten KandidatInnen stehen nicht mehr zur Verfügung, da sie sich längst umorientiert haben. Die gute Nachricht ist, dass strategisches Planen und effektives Controlling etliche Effizienzpotenziale eröffnen.
Effizienzpotenzial Kommunikationskanäle
Nach wie vor findet man großformatige Stellenanzeigen von Kultureinrichtungen in regionalen und überregionalen Tageszeitungen. Das verschlingt enorme Budgets und ist häufig wenig zielführend. Die Frage ist deshalb: Erreicht man damit die angepeilte Bewerber- und Zielgruppe? Jährliche Studien des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Otto-Friedrich-Universität Bamberg zeigen, dass Online-Stellenmärkte mit über 65 Prozent das mit Abstand beliebteste Instrument bei der Jobsuche sind. Sogar Empfehlungen von Bekannten rangieren noch vor der Suche über Print-Anzeigen mit gerade einmal 21 Prozent.
Die Effizienzpotenziale in diesem Bereich lassen sich wie folgt heben:
- Wählen Sie die Kommunikationskanäle für Ihre Stellenausschreibungen zielgruppenspezifisch aus.
- Bauen Sie Ihre Netzwerke, auch zu potenziellen BewerberInnen, auf.
- Optimieren Sie Ihre Website für Stellensuchende.
- Nutzen Sie Social Media und andere Online-Kanäle für Ihre Bewerberansprache. Zudem sind diese häufig schon für die Nutzung mobiler Endgeräte optimiert.
- Entwickeln Sie Ihre Employer Branding Strategie.
- Nutzen Sie die Kostenersparnisse und vergrößern Sie durch einen effektiven Ressourceneinsatz Ihre Reichweite.
Effizienzpotenzial Funktionale Beteiligung
In den wenigsten Kultureinrichtungen, die Kennzahlen aus dem Personalbereich in ihrem Controllingsystem verarbeiten, erfolgt die Berechnung solcher Kennzahlen bezogen auf einzelne Prozesse oder Arbeitsfelder. Dabei lohnt sich hier ein genauer Blick. So ergab eine kleine Studie, die die Firma Kulturpersonal zusammen mit der International School of Management in Dortmund im Jahr 2014 durchführte, aufschlussreiche Erkenntnisse darüber, welche Funktionsbereiche am Recruitingprozess beteiligt sind und welche Befugnisse und Aufgaben diese dabei wahrnehmen. Bei einem Großteil der befragten Einrichtungen gab es keine schriftlich fixierten Vorgaben oder Richtlinien für die Durchführung dieser Prozesse, die eine Qualitätssicherung und Vergleichbarkeit und somit auch eine Optimierung ermöglichen.
Die Vorschlags- und Entscheidungsrechte in der Personalgewinnung lagen vornehmlich bei der Verwaltungs- oder künstlerischen Leitung. PersonalleiterInnen und Angestellten des Personalbereichs, so eine Personalabteilung in den Organisationen vorhanden war, kam eine eher untergeordnete Aufgabe zu. Auch die Fachabteilungsleiter werden in fast alle Prozessschritte, vor allem aber in den Auswahlprozess, eingebunden. Die Umfrageergebnisse zeigen, dass die größten Potenziale dabei in einer klaren und transparenten Strukturierung der Recruitingprozesse mit klarer Verteilung von Verantwortlichkeiten, Rollenbildern und Entscheidungsbefugnissen stecken. Bei der Beteiligung aller Funktionsbereiche kommt es zu einem unnötigen Auswuchs an eingesetzten Ressourcen, vor allem in Form von Arbeitszeit. Dramatisch steigert sich dies in komplexen und langwierigen Verfahren mit schwierigen Entscheidungsprozessen, fehlenden Strukturen oder ungenügender Bewerberqualität.
Die Effizienzpotenziale in diesem Bereich lassen sich wie folgt heben:
- Strukturieren Sie Ihre Recruitingsprozesse klar und fixieren Sie die wichtigsten Prozessschritte möglichst schriftlich und transparent für alle Beteiligten.
- Sorgen Sie für eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten, eine genaue Definition der Rollen aller Beteiligten und eine klare Festlegung der Entscheidungsbefugnisse.
- Entwickeln Sie interne Kommunikationsstrukturen, die diesen Prozess effektiv unterstützen.
- Sorgen Sie für einen effizienten Personal- und Ressourceneinsatz. Idealerweise einigt man sich gemeinsam über die strategischen Vorarbeiten zur Stellenbesetzung, überlässt dem Fachpersonal oder ausgewählten Personen die Vorauswahl und konzentriert sich dann auf die Auswahl der geeignetsten KandidatInnen aus einem selektierten Bewerberfeld.
- Prüfen Sie, ob die Einbindung fachspezifischer externer Dienstleister für den Bewerbungsprozess für Sie und Ihre Organisation nicht eine deutliche Entlastung, Ressourceneffizienz und Qualitätssteigerung über den gesamten Prozessverlauf bedeuten kann.
Effizienzpotenzial Personalentwicklung
Die meisten Kultureinrichtungen versuchen, offene oder neu geschaffene Stellen über die Suche nach externen BewerberInnen zu besetzen. Dabei können eine vorausschauende Personalplanung und -entwicklung interessante Alternativen aus dem vorhandenen Personal ermöglichen. Nur 13,5 Prozent der befragten Organisationen aus der Studie der International School of Management Dortmund besetzten ihre Stellen intern.
Auch eine Leistungs- und Potenzialbeurteilung ermöglicht es Kulturorganisationen, ihre besten MitarbeiterInnen zu pflegen, zu binden und zu befördern, LeistungsträgerInnen mit Potenzialen für neue Aufgaben zu motivieren und weiter zu entwickeln und eventuelle Fehlbesetzungen durch eine Neudefinition von Aufgaben und Arbeitsfeldern zu kompensieren.
Die Effizienzpotenziale in diesem Bereich lassen sich wie folgt heben:
- Besetzen Sie durch interne Lösungen die vorhandenen Stellen schnell und verkürzen Sie damit die Verfahren signifikant.
- Ermöglichen Sie durch eine interne Besetzung eine Verkürzung der Einarbeitungszeit und Beschleunigung der Einsatzfähigkeit.
- Entwickeln und erweitern Sie durch eine durchdachte Personalplanung und gezielte Personalentwicklung frühzeitig Ihre Ressourcen und die Potenziale ihrer MitarbeiterInnen.
Effizienzpotenzial Verfahrensdauer
Scheiternde Besetzungen, Neuausschreibungen oder eine Erhöhung der Verfahrens- und Stellenkosten sind die häufigen Folgen von unnötig verlängerten Recruitingprozessen. Nicht selten findet man Verfahren, die bis zu einem Jahr benötigen. Dies strapaziert nicht nur die personellen und finanziellen Ressourcen einer Organisation, sondern auch die Geduld der KandidatInnen, was die Einstiegsmotivation trübt. Zudem entstehen nicht unerhebliche Opportunitätskosten durch unbesetzte Stellen. Häufig kompensieren andere MitarbeiterInnen oder Abteilungen mit ihren Ressourcen die nicht erledigten Aufgaben.
Die Effizienzpotenziale in diesem Bereich lassen sich wie folgt heben:
- Verkürzen Sie Ihre Verfahren durch klare Prozessbeschreibungen, transparente Strukturen und klare Verantwortlichkeiten und realisieren Sie Kostenersparnisse durch einen effizienten Personal- und Ressourceneinsatz.
- Realisieren Sie durch die Verkürzung des Prozesses eine schnellere Einarbeitung und Einsatzfähigkeit auf den zu besetzenden Stellen und senken Sie damit Ihre Opportunitätskosten.
Effizienzpotenziale durch kluges Controlling heben
Man kann davon ausgehen, dass sich in allen Bereichen des Recruitingprozesses Effizienzpotenziale heben lassen. Eine Quantifizierung und Qualifizierung der entsprechenden Prozessdaten und eine Einbindung aller Prozessschritte in ein Controllingsystem können dabei helfen.
Zusammenfassend lassen sich diese Potenziale wie folgt beschreiben:
- Entwicklung eines strategischen Personalmanagements
- Entwicklung klarer und an Wirkungsanforderungen und künftige Entwicklungen orientierter Anforderungsprofile, Stellenbeschreibungen und Auswahlkriterien
- Nutzung effektiver und kostengünstiger Kommunikationskanäle
- Optimierte(s) Bewerbermanagement/ Bewerberkommunikation
- Effizienter Personal- und Ressourceneinsatz
- Optimierung der Verfahrensdauer/-prozesse und Verfahrenskosten
- Senkung von Opportunitätskosten
- klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse
- Nutzung der Potenziale externer Dienstleister
Natürlich sind diese Potenziale nur durch einen bestimmten Aufwand zu heben. Doch diese weiterhin ungenutzt zu lassen, kostet erheblich mehr Ressourcen.
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