Chancen und Herausforderungen

Im Projekt ist ein sinnvolles Zusammenspiel von Beratern und den Kulturmanagern vor Ort gefragt. Externe Experten bringen betriebswirtschaftlich-strategisches Know-how mit, kombinieren dieses mit spezifischen Branchenkenntnissen und begleiten das Museumsmanagement bei Problemlösungsprozessen. Eine externe Beratung wendet somit Fachwissen zugeschnitten auf die spezifischen Bedingungen des Museums an.
Anwendungsbereiche sind dabei unter anderem die Strategieberatung (strategische Ziele, BSC, Einführung eines Controllings, Aufbau eines Markenbildes) und die Prozessberatung (Workflows, Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement). Doch die aktuellen Herausforderungen treffen Museen oft im Bereich der Informationstechnologie. Hier kann eine externe IT-Beratung im Museum sinnvoll zum Einsatz kommen. Dabei gibt es folgende Anwendungsszenarien:

eStrategy
Museen benötigen eine Strategie zum Umgang mit der Digitalisierung. Dabei spielen Fragen der internen und externen Kommunikation und Kollaboration eine Rolle. Auch der Umgang mit neuen Methoden des Crowdfundings und des Community-Buildings, sowie der Gestaltung des Zugangs zu digitalen Sammlungsbeständen und Bilddaten wird innerhalb einer eStrategy des Museums definiert. Best Practice ist hier im Moment das Rijksmuseum, sowie das Städel Museum. Sie zeigen das Potenzial auf, welches eine eStrategy als Ausgangspunkt der digitalen Aktivitäten den Museen bietet.

IT-Infrastruktur
Die IT-Infrastruktur bezeichnet die Gesamtheit der Kommunikationsdienste (Netzwerke, Server, W-LAN, etc.), Hardware (Desktop-PCs, Drucker, Laptop, spezielle Displays, etc.) und Software (Office-Anwendungen, Bildbearbeitung, etc.). Hier nimmt die Konsolidierung eine zunehmend entscheidende Rolle ein. Denn reagiert ein Museum im Bedarfsfall stets ad hoc mit einer Beschaffung, entwickelt sich im Zeitablauf eine stark heterogene IT-Landschaft. Die Folge ist ein wenig übersichtliches System und notwendige Wartungs- sowie Supportmaßnahmen werden unnötig verkompliziert. Durch Vereinheitlichung lässt sich die Effizienz der IT-Infrastruktur im Museum wesentlich verbessern. So kann zum Beispiel durch die Einrichtung von Standard IT-Arbeitsplätzen (Beispielsweise Verwaltung, Forschung, Multimedia) eine transparente Leistungsbeschreibung für Support-Anbieter ausgeschrieben werden, welche einen günstigeren Einkaufspreis zur Folge haben kann. Zudem führt eine einheitliche IT-Landschaft bei Ausfällen auch zu einfacheren Support- und Reparaturmaßnahmen, da hier Workflows und Prozesse im Vorfeld definiert werden können.

Außenauftritt
Der professionelle digitale Außenauftritt eines Museums ist heutzutage selbstverständlich. Eine moderne Museums-Website muss eine intuitive Navigation besitzen und Inhalte attraktiv präsentieren. In diesem Zusammenhang gewinnen auch Themen wie Barrierefreiheit und Responsive Designs zunehmend an Bedeutung. Eine wahre Kostenfalle kann die Beauftragung von nativen Apps darstellen, welche eventuell sogar nur kurzzeitig für eine Sonderausstellung relevant sind. Eine Alternative stellen hier mobil taugliche Webseiten dar, welche auch dabei helfen unnötige Kosten einzusparen. Diese Mobile Websites sind dann für das Museum, mittels eines Content-Management-Systems, auch nach einer Sonderausstellung noch nachhaltig nutzbar. Wenn zudem die Museums-Website mit den Social Media Kanälen optimal korrespondiert, wird unnötiger Mehraufwand gespart. Zudem kann evaluiert werden wo und auf welche Weise die Besucher in den sozialen Netzwerken aktiv sind, damit Strategien und Maßnahmen entwickelt werden können, um die Kanäle des Social Web optimal für das Museum zu nutzen.

Spezialsoftware
Die speziellen Bedürfnisse im Bereich Objektmanagement, Inventarisierung und weiteren museumstypischen Querschnittsbereichen, erfordern zum Teil hoch spezialisierte Softwarelösungen. Hinzu kommt zunehmend Bedarf an individuell entwickelten Lösungen, wie etwa Portale für Forschungsprojekte, Kartenanwendungen oder Anwendungen aus dem Bereich Open Culture Data. Auch spezielle Software, wie zum Beispiel einheitliche Verkaufssysteme, können die Museumsarbeit einfacher und effizienter gestalten. Diese Systeme ermöglichen unterschiedlichen Benutzern (Besucher, Mitarbeiter, Guides, Kasse oder Einlasskontrolle) über das Internet oder den Museumsserver genau auf die Funktionalität zuzugreifen, die gerade benötigt wird. Das kann zum Beispiel ein Bestellvorgang im Online-Shop sein, die Disposition von Guides für Führungen, das Anlegen neuer Artikelstammdaten im Museums shop oder der Verkauf von Eintrittskarten an der Museumskasse. Eine IT-Beratung unterstützt hier bei der Bedarfsanalyse, der Erstellung einer Leistungsbeschreibung und der Auswahl eines geeigneten Anbieters der Spezialsoftware.

Chancen und Herausforderungen
Jede Organisation ist ein soziales System, ein Kommunikationsfeld mit eigenen Gesetzmäßigkeiten und Regeln. In Veränderungsprozessen lassen sich zum einen Kräfte ausmachen, welche den Wandel wie ein Motor beschleunigen und zum anderen Kräfte, welche sich gegen den Wandel richten. Vorbehalte gegenüber der geplanten Veränderung (Bedrohung, Kontrolle, Kürzungsängste, Hierarchiedenken) können zu erheblichen Widerständen führen. Fehlt die notwendige Veränderungsbereitschaft des Museums, ist das gesamte Projekt gefährdet. Für das Veränderungsprojekt müssen externe Beratungen deshalb Know-How im Change Management mitbringen, um den Prozess der Wandlung professionell zu begleiten.

Wird eine externe Beratung in das Museum geholt, um die bereits feststehende Entscheidung der Museumsführung nur als Alibi zu legitimieren, schadet dies der Glaubwürdigkeit der Museumsleitung und das Veränderungsprojekt wird aufgrund mangelnden Vertrauens voraussichtlich scheitern. Ebenso ist Kommunikation im Projektverlauf sehr wichtig. Der dafür nötige Aufwand darf nicht unterschätzt werden, da alle Projektschnittstellen gemanagt werden müssen. Insbesondere aufgrund des mangelnden internen Organisationswissens sind externe Beratungen auf die Unterstützung des Auftraggebers angewiesen, um zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen.

Ohne diese Mitwirkung und Versorgung von Informationen kann eine externe Beratung nicht effektiv arbeiten. Die Organisation muss bereit sein, Prozesse transparent offenzulegen und ein Vertrauensverhältnis mit der Beratung einzugehen. Zusätzlich ist ein professionelles Projektmanagement gefragt. Es müssen Ansprechpartner definiert werden und regelmäßige Workshops mit klaren Zielen geplant werden.

Beachtet man die oben genannten Erfolgsfaktoren, kann eine externe IT-Beratung im Museum erhebliches Einsparpotenzial aufzeigen. Der externe Blick auf die Organisation führt zu neuen Perspektiven und Museen können von den Erfahrungen aus vorangegangenen ähnlichen Projekten der Beratung profitieren. Externe Beratungen bringen das notwendige Fachwissen und das Methoden Know-How mit, um das IT-Projekt im Museum erfolgreich zu begleiten.

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Dieser Beitrag erschien zuerst im KM Magazin 5/ 2014.