Engagierte Kultureinrichtungen für ehrenamtlich Engagierte

Wie der Deutsche Freiwilligensurvey 2019 zeigt, gehören Kultur und Musik zum zweitgrößten Engagementbereich. Das ehrenamtliche Engagement in der Kultur ist heterogen und beeindruckend: Es reicht von der Vorstands- und Gremienarbeit, von ehrenamtlich geführten Museen und Bibliotheken über Kulturvereine bis hin zum Amateurtheater. Diese Engagementfelder stellen nur einen kleinen Ausschnitt der vielfältigen kulturellen Engagementbereiche dar. 

 

Zum Beispiel beabsichtigt das Freiwillige Soziale Jahr Kultur, Jugendliche und junge Erwachsene an das Thema Ehrenamt heranzuführen, um ihnen gleichzeitig erste Einblicke in den Berufsalltag kultureller Einrichtungen zu vermitteln. Auch wir am TECHNOSEUM Landesmuseum für Technik und Arbeit in Mannheim bieten ein FSJ Kultur an. 

 

Zusammenfassend kann ich sagen, dass viele Kulturbetriebe und kulturelle Angebote erst Dank des großen ehrenamtlichen Engagements fortbestehen können bzw. ermöglicht werden. Durch meine eigene ehrenamtliche Tätigkeit konnte ich aus erster Hand erfahren, wie stark kleine Museen auf die Mitarbeit von Ehrenamtlichen angewiesen sind. Im TECHNOSEUM können wir die saisonalen Feldbahnfahrten durch den Museumspark oder die ganzjährigen Vorführungen an der Münzprägestation nur aufgrund ehrenamtlicher Mithilfe realisieren. 

 

Hier wird deutlich, dass ehrenamtliche Engagements dabei helfen, das Leistungsspektrum kultureller Einrichtungen zu erhalten oder erheblich zu erweitern. Insgesamt bekommen viele Menschen die Möglichkeit, am kulturellen Leben zu partizipieren. Gleichzeitig findet eine stärkere Identifikation der Bürger:innen mit den Kultureinrichtungen statt. Dies zeigt sich auch, wenn mithilfe bürgerschaftlichen Engagements drohende Schließungen kultureller Einrichtungen, eingeschränkte Öffnungszeiten oder Kürzungen der Leistungsangebote verhindert werden können.

 

Ehrenamtliches Engagement in der Kultur wird in der Zukunft weiter an Bedeutung zunehmen. Einerseits, weil seitens der öffentlichen Hand weniger Finanzmittel zur Verfügung gestellt werden können. Allerdings darf hier ehrenamtliches Engagement nicht ins Gegenteil "abdriften": Das heißt, Ehrenamtliche dürfen nicht als Lückenfüller fungieren oder eingesetzt werden. Anderseits möchte die Bürgerschaft selbst vermehrt Verantwortung für das kulturelle Leben übernehmen.

 

Mit der Formulierung "Engagement für die Engagierten" beziehe ich mich auf Oliver Reifenhäusers Publikation über das Freiwilligenmanagement. Dieser legt darin dezidiert als Qualitätskriterium dar, was es z. B. für eine Kultureinrichtung bedeutet, sich für Ehrenamtliche zu engagieren. Er erläutert, dass alle Bemühungen, die im Rahmen eines Freiwilligenmanagements unternommen oder unterlassen werden, entscheidend für die Gewinnung und Bindung von Ehrenamtlichen sein können. Engagierte erkennen im Gegenzug sehr genau den Unterschied und wissen ihn zu schätzen. Diese Erkenntnis ist für Kultureinrichtungen überaus relevant.

 

Häufig üben Personen mehrere Engagements parallel aus. Sie nehmen durchaus wahr, wie eine engagementfreundliche Kultur gestaltet sein sollte, bzw. vergleichen, was den Unterschied in ihren jeweiligen Engagements ausmacht. Dies führt zu der Frage: Wie kann eine Kultureinrichtung zu einem attraktiven Ort für ehrenamtliches Engagement werden und dies auch dauerhaft bleiben? In diesem Zusammenhang sorgt das Freiwilligenmanagement für eine systematische und strukturierte Planung, Organisation, Koordination sowie die Aus- und Bewertung.

 

Am TECHNOSEUM ist seit dem Jahr 2006 eine hauptamtliche Stelle für die Freiwilligenkoordination und das Freiwilligenmanagement zuständig. Sie soll interessierte Menschen in ihrer Entscheidung unterstützen, ein ehrenamtliches Engagement aufzunehmen, dieses erfolgreich und mit Freude auszuüben, so dass sie motiviert und langfristig am Museum engagiert bleiben. Mithilfe einer in regelmäßigen Abständen durchgeführten Evaluation zur Messung der Ehrenamtlichen-Zufriedenheit kann festgestellt werden, an welcher Stelle Handlungsbedarf besteht und in welchen Bereichen Veränderungsprozesse angestoßen werden sollten.

Anerkennung und Wertschätzung sind nicht zu unterschätzende Faktoren. Für Ehrenamtliche ist es wichtig, dass ihr Tun und Handeln aktiv wahrgenommen und gewürdigt werden, dass eine Kultureinrichtung diese nicht als routinemäßige Selbstverständlichkeit erwartet oder abverlangt. Anerkennung ist somit ein zentrales Element, um Engagierte zu integrieren und dauerhaft zu halten.

 

Die Anerkennungskultur wird bei uns am TECHNOSEUM nicht nur großgeschrieben, sondern auch intensiv gelebt. Sie ist sehr vielfältig und beinhaltet u. a. eine kostenlose Familienmitgliedschaft im Museumsverein für Technik und Arbeit e. V. sowie die Teilnahme an dessen Veranstaltungen. Unsere Ehrenamtlichen werden zu Previews anlässlich von Sonderausstellungen eingeladen und erhalten exklusive Kuratorenführungen. Der monatlich in unserer sogenannten Arbeiterkneipe stattfindende Stammtisch bietet viele Gelegenheiten zum gegenseitigen Kennenlernen und zum Austausch. Wir ermöglichen Weiterbildungsangebote wie etwa zum Umgang mit Besucher:innen. Zu einem wertschätzenden Umgang gehört aber natürlich auch die entsprechende Ausstattung mit allen notwendigen Materialen, wie z. B. Sicherheitsschuhe und Arbeitskleidung oder in Coronazeiten die Bereitstellung von Selbsttests, Masken und Desinfektionsmittel. Selbstverständlich ist bei Einsätzen eine kostenlose Verpflegung obligat.

 

Außerdem erstelle ich ein jährlich wechselndes exklusives Jahresprogramm für unsere Ehrenamtlichen. Es enthält u. a. Expertenvorträge, Führungen mit Einblicken hinter die Museumskulissen und Werksbesichtigungen im Einzugsgebiet Mannheims. Highlights des Jahres sind das Ehrenamtsfest und eine gemeinsame Exkursionsfahrt. Beim Ehrenamtsfest würdigt unser Museumsdirektor, Prof. Dr. Hartwig Lüdtke, die gute Zusammenarbeit und verleiht Ehrenurkunden für langjährige Engagements. Ebenfalls nehmen wir die Engagementwoche, den Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar und den Internationalen Ehrenamtstag gerne als offizielle Anlässe, um auf die großartige Unterstützung unserer Ehrenamtlichen aufmerksam zu machen. 

 

Anerkennung ist jedoch grundsätzlich nicht nur einmal zu vermitteln, z. B. beim Ehrenamtsfest, ebenso gibt es keine stillschweigende Wertschätzung. Der Dank für das ehrenamtliche Engagement sollte regelmäßig zum Ausdruck gebracht werden - und das immer ehrlich, individuell und auf jeden Fall zeitnah. Wertschätzung und Anerkennung drücken sich in Zugewandtheit, Interesse, Aufmerksamkeit und Freundlichkeit aus. Letztlich geht es um die "Kunst der Anerkennung", deshalb sollte sich eine Kultureinrichtung überlegen, wie sie ihre Anerkennungskultur effektiv ausgestalten möchte.

 

Am Anfang erfordert eine engagementfreundliche Kultur eine wertschätzende Grundhaltung gegenüber dem Ehrenamt. Diese gemeinsame Entscheidung sollte sowohl von der Leitungsebene als auch von allen Beteiligten, die mit Ehrenamtlichen arbeiten, getragen werden. Die Leitungsebene muss vom sinnvollen und nachhaltigen Einsatz Ehrenamtlicher überzeugt sein. Diese Haltung ist gegenüber den Hauptamtlichen zu vertreten und zu kommunizieren, sodass gemeinsam an der Etablierung einer Engagementförderung gearbeitet werden kann. 

 

Zudem benötigt die Kultureinrichtung eine oder mehrere Personen, die sich entsprechend ihrer Zuständigkeiten mit der Engagementförderung befassen, der Richtlinie eines wertschätzenden Grundgedankens folgen und danach handeln. Denn Ehrenamtliche leisten unentgeltliche Arbeit, aber keine Arbeit ohne Ansprüche. Wie sie also ihre Begleitung und die Engagementkultur empfinden, ist davon abhängig, welche Bedeutung dem Thema Engagementförderung innerhalb der Kultureinrichtung zukommt. Fakt ist: Wenngleich ehrenamtliches Engagement unentgeltlich ist, kostet es die Kultureinrichtung doch Geld und ist nicht zum Nulltarif zu erhalten. 

 

Zu engagementfreundlichen Rahmenbedingungen gehört daher unbedingt das Einplanen eines Budgets für die Ehrenamtlichen. Der nötige Zeitaufwand für die Freiwilligenkoordination und das Freiwilligenmanagement hängt von der Anzahl der ehrenamtlich Engagierten ab. Als Richtwert schätzt Reifenhäuser ein, dass die für die Freiwilligenkoordination bzw. das Freiwilligenmanagement zuständige Person gut 80 Ehrenamtliche begleiten kann. Mir ist natürlich bewusst, und ich kenne die Thematik auch aus Gespräche mit Kolleg:innen anderer Museen, dass die Betreuung von Ehrenamtlichen in der Praxis mitunter nur ein Aufgabengebiet von vielen anderen ist.

 

Ein gelungenes Freiwilligenmanagement hängt stark von der Zusammenarbeit der jeweilig involvierten Personen ab. Wie überall sollten auch in der kollegialen Zusammenarbeit von hauptamtlichen und ehrenamtlichen Kolleg:innen Aufgaben, Zuständigkeiten und das konkrete "Wie" des Miteinanders klar formuliert werden. Ich kann dies an unserem Beispiel erklären: Am TECHNOSEUM bin ich für die überfachliche Betreuung der Ehrenamtlichen zuständig, während die fachliche Betreuung in der Regel durch die Ansprechperson im jeweiligen Tätigkeitsbereich erfolgt. Im Verlauf der Einarbeitungszeit zu Beginn eines Engagements führt die:der fachliche Ansprechpartner:in z. B. in die praktische Handhabung von Geräten ein, erläutert, welche Stelle Ersatzmaterialien austeilt und gibt Antworten auf inhaltliche Fragen zur Tätigkeit. Für die Bindung der Engagierten an die Kultureinrichtung spielt eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den haupt- und ehrenamtlichen Kolleg:innen eine wesentliche Rolle. Zur Engagementförderung gehört es deshalb, dass diejenigen Hauptamtlichen, die unmittelbar mit den Ehrenamtlichen zusammenarbeiten, im Umgang mit ihnen geschult werden.

 

Bereits bevor ehrenamtliches Engagement beendet wird, ist die Sicherung von wertvollem Wissen zu bedenken, damit dieses nicht verloren geht. Wird der Wissenstransfer nicht organisiert, kann es zu großen Wissensverlusten kommen. Neben explizitem Wissen, wie Datenmaterial, handelt es sich um implizites Wissen, also Erfahrungswissen. Dieses wird ausschließlich durch Gespräche weitergegeben. Bei uns achte ich darauf, dass ich bei Einsätzen in diesem Bereich erfahrene mit noch unerfahrenen Ehrenamtlichen zusammenarbeiten lasse. Bestandsehrenamtliche können somit als Mentor:innen oder Pat:innen fungieren und in der Einarbeitungszeit unterstützen bzw. in einigen Engagementbereichen auch schulen. Im Fall eines aktiven Ausscheidens ist es im Sinne einer Übergabe empfehlenswert, dass Wissen und Informationen an die fachliche Ansprechperson oder an die Freiwilligenkoordination mündlich oder schriftlich weitergegeben werden.

 

Ein lebendiges, dynamisches Ehrenamt lebt von der Kommunikation. Ich nehme eine Sandwichposition ein und bin Mittlerin im gegenseitigen Miteinander von Ehrenamtlichen und hauptamtlichen Kolleg:innen. Eine Rückbindung an die Leitungsebene ist wichtig. Bei meinen hauptamtlichen Kolleg:innen eruiere ich z. B., ob in einzelnen Engagementfeldern noch zusätzliche personelle Unterstützung benötigt wird oder ob es irgendwo Probleme gibt. 

 

Im Zuge von Erstgesprächen mit Interessierten geht es darum, herauszufinden, ob die beiderseitigen Erwartungen miteinander konformgehen. In diesem Gespräch ergründete spezifische Wünsche, Bedürfnisse oder Fähigkeiten stellen einen späteren optimalen Einsatz sicher. Hier geht es darum, die Motivation zu erfragen. Für viele Ehrenamtliche ist es wichtig, neue Menschen kennenzulernen und persönliche Kontakte aufzubauen. Diesen sind Gelegenheiten zum kommunikativen Meinungsaustausch und für die Geselligkeit anzubieten. Favorisieren Ehrenamtliche dagegen eher die persönliche Entwicklung, sind Alternativlösungen zu präsentieren, damit sie neue Erfahrungen machen bzw. etwas Neues lernen können. Auch der Wunsch, Kompetenzen und Fähigkeiten weitergeben zu können, motiviert zur Aufnahme einer ehrenamtlichen Tätigkeit.

 

Des Weiteren führe ich viele Gespräche mit unseren Ehrenamtlichen, um festzustellen, wie sie ihre Tätigkeit wahrnehmen, ob sie sich wohlfühlen, ob es ihnen Freude bereitet, ob Unter- oder Überforderung herrscht, und wie ich ihre Weiterentwicklung unterstützen kann. Damit sie sich in das TECHNOSEUM integriert und als Teil der Gemeinschaft fühlen, gehört es dazu, sie in die interne Kommunikation einzubinden und ihnen umfassend Kenntnisse über Entwicklungen und Informationsgeschehen zu vermitteln.

 

In einer Kultureinrichtung hängt die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen von einem auf mehreren Ebenen gut durchdachten und strukturierten Konzept zur Engagementförderung ab. Im Vorfeld sollte sich daher offen und vorbehaltlos mit der Frage nach den Vor- und Nachteilen von ehrenamtlichem Engagement innerhalb der Kultureinrichtung beschäftigt werden. Hierzu gehören Fragen, wie: Was möchte die Kultureinrichtung mit dem Einsatz von Ehrenamtlichen erreichen? Welche Bedeutung hat das Engagement von Freiwilligen jetzt und in Zukunft für die Kultureinrichtung? Gute Rahmenbedingungen, wie eine ständige Ansprechperson, tragen wesentlich zu einer erfolgreichen und nachhaltigen Engagementförderung bei. 

 

Wer Hilfe benötigt, sich im Entwicklungsprozess strategisch aufzustellen, und entsprechende Qualitätsstandards einführen möchte, kann zahlreiche externe Unterstützungsangebote in Anspruch nehmen. Zudem richtet sich das Leitfadenpaket zum Freiwilligenmanagement* besonders an kleine und mittlere Kultureinrichtungen. Aufgrund seiner Praxisnähe enthält er vielfältige Tipps für ein nachhaltiges Engagement für die Engagierten bereit, damit sie im Sinne einer engagierten Kultureinrichtung einen zeitgemäßen und modernen Zugang zum Thema bürgerschaftliches Engagement haben.

 

 

* Das Leitfadenpaket zum Thema "Freiwilligenmanagement" erscheint am am 18.07.2022 im Weiterbildungsbereich "Digitale Leitfäden und Arbeitshilfen" von Kultur Management Network. Es enthält zwei Leitfäden, wovon Teil 1 beim Einstieg ins Thema hilft und Teil 2 sich vor allem an die Weiterentwicklung bestehender Ehrenamtsstrukturen richtet. Weitere Infos zur Neuerscheinung bekommen Sie auch in unserem Newsletter, den Sie hier abonnieren können.