Ehrenamtskoordinator*in und -manager*in

 

Constanze Pomp: Im TECHNOSEUM Landesmuseum für Technik und Arbeit in Mannheim absolvierte ich mein wissenschaftliches Volontariat. Nach dessen Ende wurde zufällig die Stelle der Betreuung unserer Ehrenamtlichen frei, darauf habe ich mich beworben, und hatte das Glück, dass ich genommen wurde. Bis dato verfügte ich in diesem Tätigkeitsbereich über keine "hauptamtliche" Erfahrung. Allerdings war ich während meines Studiums ehrenamtlich tätig und unterstützte in einem kleinen Spezialmuseum mehrere Jahre als Assistentin die Museumsleiterin. Gerade kleine Museen, und wie in meinem Beispiel, Spezialmuseen, sind sehr stark auf ehrenamtliches Engagement angewiesen, um den Museumsbetrieb letztlich gewährleisten zu können. Aufgrund dessen konnte ich bereits ehrenamtliche Erfahrungen in einem Kulturbetrieb sammeln. Während meines wissenschaftlichen Volontariats engagierte ich mich zusätzlich ehrenamtlich im Arbeitskreis Volontariat im Deutschen Museumsbund.

 

 

CP: Diese hilft mir sehr. Ich kenne beide Perspektiven und weiß somit aus persönlicher Erfahrung, wie wichtig die gelebte Anerkennungskultur und die Wertschätzung für das ehrenamtliche Engagement sind. Insofern ist es für mich das A und O, den ehrenamtlich Tätigen diese Wertschätzung zu vermitteln, ihnen für ihr Engagement und für die damit verbundene Zeitspende zu danken. Unsere praktizierte umfangreiche Anerkennungskultur bringen wir auf vielfältige Art und Weise zum Ausdruck.** Dabei ist es sehr individuell, wie ehrenamtliche Mitarbeiter*innen Wertschätzung und Anerkennung empfinden und erfahren möchten. Während es der einen Person vielleicht unangenehm ist, ein großes öffentliches Dankeschön mit Ehrenamtsurkunde zu erhalten, gibt es andere Personen, die genau das wünschen. 

 

 

CP: Im Hauptfach studierte ich Kulturanthropologie/Volkskunde, dort beschäftigen wir uns mit der Alltagskultur des Menschen. Ich möchte an dieser Stelle gerne die Volkskundlerin Ingeborg Weber-Kellermann zitieren, die sagte: "Wer Volkskunde studiert, hat mehr vom Leben". Und diese Aussage kann ich absolut nur bestätigen (ein Interview von Constanze Pomp dazu finden sie hier, Anm. d. Red.). Das Fach ist eine empathische Wissenschaft, die dem Menschen sehr zugewandt ist. Durch mein Studium konnte ich mein Interesse am Menschen und seinen unterschiedlichen Lebensweisen vertiefen. Dieser geschärfte Blick ist auch beim Thema Ehrenamt hilfreich. Mit empirischen Methoden bin ich dadurch bestens vertraut und weiß, z. B. wie eine Evaluation durchzuführen ist. In regelmäßigen Abständen nehme ich Evaluationen zur Zufriedenheit unserer Ehrenamtlichen vor, um zu überprüfen und zu gewährleisten, dass die Rahmenbedingungen engagementfreundlich gestaltet sind.

 

 

CP: Durch mein Volontariat im TECHNOSEUM erhielt ich Einblicke in alle Bereiche des Museums und in den musealen Arbeitsalltag. Im Zuge meiner Bewerbung auf die Stelle der Ehrenamtskoordinatorin beschäftigte ich mich umfassend mit dem Thema freiwilliges Engagement. In Deutschland engagieren sich die meisten Menschen in Vereinen, sozialen Bereichen und im Sport, wobei Kultur und Musik den zweitgrößten Engagementbereich darstellen.

 

Mir ist es wichtig, im Sinne einer nachhaltigen Engagementförderung kompetent mit unseren ehrenamtlichen Kolleg*innen zusammenzuarbeiten; hier steht ein "Engagement FÜR die Engagierten" im Fokus. Deshalb ist es bedeutsam, über vielfältige Kenntnisse der Freiwilligenkoordination und des Freiwilligenmanagements zu verfügen. Ich absolvierte Weiterbildungen bei der "Beratergruppe Ehrenamt - Kompetenznetzwerk Freiwilligenmanagement" zu den Themen Freiwillige gewinnen und begleiten und erwarb ein Zertifikat für Inhouse-Schulungen zur Engagement-Begleitung. An der "Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland" in Berlin wurde ich jeweils mit Titelzertifikat zur Freiwilligenkoordinatorin und strategischen Freiwilligenmanagerin ausgebildet.

 

Enge Kooperationen bestehen mit der Beauftragten für bürgerschaftliches Engagement der Stadt Mannheim und dem Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement in Berlin. Ein reger Gedankenaustausch findet auf fachlicher Ebene mit Kolleg*innen anderer Museen statt. Auf themenspezifischen Fachtagungen netzwerke ich museumsübergreifend. Der Meinungsaustausch verdeutlicht: Es gibt nicht die eine allumfassende "Erfolgsmethode" in der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen, sondern sie muss immer an die jeweiligen vorliegenden Gegebenheiten in dem Gefüge Ehrenamtliche und Kulturinstitution individuell angepasst werden.

 

Das gilt auch für den Freiwilligenmanagement-Leitfaden, der bei Ihnen veröffentlicht wird. Als praxisorientiertes How-To gebe ich dort Hilfestellung, Tipps und Hinweise, wie es im besten Fall funktionieren könnte, die eigene Arbeit mit ehrenamtlich Engagierten wirkungsorientiert aufzustellen. Im Endeffekt muss jede Kultureinrichtung für sich klären und entscheiden, welche Ressourcen vorhanden sind oder bereitgestellt werden können, welche Bedürfnisse vorliegen und wie die grundsätzliche Haltung gegenüber einer Engagementförderung aussieht, um letztlich die angestrebten Ziele zu erreichen.

 

Lassen Sie mich dies an einem allgemeinen Beispiel erläutern: Die Struktur der Ehrenamtlichen ist vielfältig und unterschiedlich, dies wirkt sich auch auf die Zusammenarbeit aus. Die Mehrheit unserer Ehrenamtlichen sind via E-Mail erreichbar, das erleichtert die Kommunikation enorm. Eine Kollegin aus einem anderen Museum erreicht ihre Ehrenamtlichen hingegen nur per Telefon. Hier liegt eine völlig andere Kommunikationsstrategie vor. 

 

CP: Seit Oktober 2021 bin ich für die beiden zusätzlichen Bereiche, Verein und Stiftung, als Geschäftsführerin tätig. Hier profitiere ich von meinen Erfahrungen aus dem Freiwilligenmanagement. Vereine und Stiftungen werden dem dritten Sektor zugeordnet. Im Mittelpunkt des dritten Sektors steht die zivile Gesellschaft und deren hohes bürgerschaftliches Engagement. Meiner Ansicht nach ist es daher optimal, dass diese Ressorts ebenfalls in meiner Zuständigkeit liegen und in der Stabsstelle Freundeskreise und Ehrenamt verankert sind. Zufriedene Gremien- und Vereinsmitglieder sowie Stifter*innen und Ehrenamtliche sind wichtige Multiplikatoren, weil sie auf museale Aktivitäten hinweisen und somit im öffentlichen Bewusstsein ihren Teil dazu beizutragen, die Bekanntheit des TECHNOSEUM in der Metropolregion Rhein-Neckar zu steigern.

 

Tatsächlich gestaltet sich jeder Tag allein aufgrund der drei Ressorts anders, wobei hierbei Flexibilität besonders gefragt ist. Zunächst möchte ich mit der Freiwilligenkoordination und dem Freiwilligenmanagement beginnen. Aktuell engagieren sich über 180 ehrenamtliche Kolleg*innen am TECHNOSEUM. Mit einer gewissen Anzahl an Ehrenamtlichen steigen automatisch die organisatorischen Anforderungen. Ich bin für die überfachliche Betreuung zuständig, die fachliche Betreuung erfolgt in der Regel durch den jeweiligen Ansprechpartner im entsprechenden Tätigkeitsbereich. Die Aufgabenbereiche von Freiwilligenkoordination und -management erstrecken sich auf die operative und managerielle Ebene. Sie setzen sich aus der praktischen Umsetzung verschiedener Elemente zusammen, wie Bedarfserfassung, Gewinnung von Ehrenamtlichen, Erstgespräche (Matching), Orientierung und Einarbeitung in die Tätigkeitsbereiche, Begleitung und Anerkennung sowie einer Willkommens- und Verabschiedungskultur. Mein Aufgabengebiet ist aber noch viel weitreichender: Es beinhaltet darüber hinaus die Organisation und Anfertigung von Konzepten und Einsatzplänen, das Führen von Feedbackgesprächen, die Vermittlung im Konfliktfall, die Entwicklung neuer Engagement-Angebote und eine regelmäßige Zufriedenheits-Evaluation der Ehrenamtlichen. Ebenfalls führe ich viele Gespräche mit meinen hauptamtlichen Kolleg*innen, um auch hier zu sehen, welche Bedarfe es hausintern gibt und welche neuen Engagementmöglichkeiten daraus entstehen könnten.

 

Im Jahresverlauf gibt es gewisse Peaks, wie z. B. am Jahresanfang und -ende an denen wir verstärkt Anfragen von Engagementinteressierten erhalten. Auf diese gilt es zeitnah zu reagieren, denn in der Regel richtet ein*e Interessent*in ihre*seine Anfrage gleichzeitig an mehrere Engagementgeber. Hier heißt es schnell sein. Des Weiteren führe ich mit den Interessenten Erstgespräche in denen ich unsere Engagementmöglichkeiten vorstelle. Sobald sich die Person für eine ehrenamtliche Tätigkeit bei uns entschieden hat, wird eine entsprechende Vereinbarung mit ihr geschlossen. Aber auch im September anlässlich der vom Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement (BBE) veranstalteten Engagementwoche gehen vermehrt Anfragen nach einer ehrenamtlichen Tätigkeit im TECHNOSEUM ein. Wir beteiligen uns jährlich an dieser größten Freiwilligeninitiative in Deutschland. Ebenso sind wir alle zwei Jahre am Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar mit einem Mitmachprojekt vertreten. Sämtliche Aktionen sind von mir zu organisieren, zu koordinieren, zu kommunizieren und am Veranstaltungstag durchzuführen. 

 

Im Rahmen unserer Anerkennungskultur erstelle ich ein jährlich wechselndes exklusives Jahresprogramm für unsere Ehrenamtlichen. Neben Expertenvorträgen setzt sich dieses aus Führungen mit Einblicken hinter die Kulissen des Museums, aber auch z. B. aus Werksbesichtigungen zusammen. Highlights des Jahres sind das Ehrenamtsfest und eine gemeinsame Exkursionsfahrt. Wir ermöglichen Weiterbildungsangebote zum Beispiel bezüglich des Umgangs mit Besuchern. Monatlich findet in unserer sogenannten Arbeiterkneipe ein Stammtisch statt, der intensive Möglichkeiten zum gegenseitigen Kennenlernen und zum Austausch bietet. Auch hier liegen von der Planung bis zur Realisierung jegliche Arbeitsschritte in meinen Händen.

 

Während der Pandemie waren der Zusammenhalt und das Kontakthalten besonders wichtig, weil die ehrenamtlichen Engagements pausieren mussten, deshalb habe ich damals damit begonnen, wöchentlich ein bis zwei E-Mails zu versenden. Darin informierte ich über die aktuelle Situation im TECHNOSEUM, über unsere digitalen Angebote und über interessante Links aus der nationalen und internationalen Museumslandschaft. Ich habe aber nicht nur Mails geschrieben, sondern auch viele Telefonate mit unseren Ehrenamtlichen geführt. Darin erkundigte ich mich, wie es ihnen in der aktuellen Situation geht, habe mit ihnen geplaudert, mir Zeit genommen und zugehört.

 

Zusätzlich verschicke ich seit vergangenem Jahr, jeden Montag einen sogenannten "Wochenbegleiter" mit Zitaten, dem mitunter interessante Zeitungsartikel beifügt sind, als Mail an unsere Ehrenamtlichen, teilweise auch als Brief an diejenigen, die keine Mailadresse haben. Seit zwei Jahren versende ich im Dezember täglich einen digitalen Adventskalender, z. B. mit einer Erläuterung zu einem Brauch - also sehr volkskundlich -, in Kombination mit einem Gedicht, Liedtext, einem Rezept oder Basteltipp usw. Zu Weihnachten erhielten alle Ehrenamtlichen von mir eine handgeschriebene Weihnachtskarte mit persönlichem Gruß. Alle diese kleinen wertschätzenden Maßnahmen sind - neutral betrachtet - sehr zeitintensiv. Mich persönlich freuen das enorme positive Feedback und die Dankbarkeit unserer Ehrenamtlichen für die nicht abreißende Kommunikation unwahrscheinlich.

 

Lassen Sie mich zum Schluss kurz auf meine Tätigkeit als Geschäftsführerin eingehen: Die Aufgaben als Geschäftsführerin im Verein sind gleichfalls sehr vielfältig, zu den klassischen Aufgaben gehört u. a. die Mitgliederbetreuung, die Verwirklichung des Vereinszwecks, die strategische und operative Führung, Verwaltungsaufgaben, rechtlichen Aufgaben und Öffentlichkeitsarbeit. In der Stiftung bin ich für die wesentlichen Aspekte des Stiftungsmanagements und der Stifungsberatung zuständig. Die Stiftungsarbeit setzt ein breites Spektrum von Kompetenzen voraus. Viele rechtliche, steuerliche, finanzielle und organisatorische Aspekte gilt es zu beachten und neue Vorgaben durch die Stiftungsreform sind umzusetzen.

 

 

CP: Ich blicke sehr zuversichtlich in die Zukunft des Ehrenamts. Laut aktuellem Deutschem Freiwilligensurvey engagieren sich 29 Millionen Menschen in Deutschland ehrenamtlich. Ohne Ehrenamtliche wäre unsere Gesellschaft eine andere. Eine große Solidarität und Hilfsbereitschaft zeigte sich bereits in der Flüchtlingshilfe im Jahr 2015 und auch jetzt wächst das Engagement der deutschen Bevölkerung zur Unterstützung und Integration der geflüchteten Menschen aus der Ukraine.

 

Im Juni 2020 wurde die "Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt" gegründet. Diese deutschlandweit aktive Stiftung fördert und stärkt das Engagement der Ehrenamtlichen mit Fortbildungsmaßnahmen und Qualifikationen. Vereine und Zivilgesellschaft werden mit Rat und Tat unterstützt. Seit zwei Jahren baut die Stiftung erfolgreich ein Kompetenz- und Servicezentrum für das Ehrenamt auf, das sich auch der Strukturstärkung im ländlichen Raum zuwendet. Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung.

 

Ein Wandel vollzieht sich vom "alten" traditionellen Ehrenamt zum neuen Verständnis des "bürgerschaftlichen Engagements", das die aktuellen gesellschaftlichen Entwicklungen wirksamer widerspiegelt. Ehrenamtliche überlegen genau, für welche Aufgabe und in welchem Zeitumfang sie sich engagieren. Aufgrund der Tatsache, dass junge Engagierte stark Themen wie Klimawandel, Nachhaltigkeit und bürgerschaftliches Engagement im Fokus haben, bedeutet es z. B. für Organisationen global zu denken und lokal zu handeln. Für junge Engagierte spielt die aktive Mitgestaltung der Gesellschaft, der eigene Beitrag zur Lösung eines Problems oder zur positiven Entwicklung des direkten Umfeldes, z. B. der Nachbarschaft, eine dominante Rolle. Auch wird ein größerer Wert auf zeitlich begrenzte Engagements gelegt, im Gegensatz zu langjährig und kontinuierlich.

 

Wer im Bereich der Freiwilligenkoordination und des Freiwilligenmanagements tätig sein möchte, dem kann ich raten, sich erstens über die aktuellen Entwicklungen zum dritten Sektor auf dem Laufenden zu halten und zweitens spezifische Weiterbildungen, z. B. an der Akademie für Ehrenamtlichkeit, der Beratergruppe Ehrenamt - Kompetenznetzwerk Freiwilligenmanagement, der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt, dem Haus des Stiftens zu absolvieren. Es gibt viele Möglichkeiten, die man nutzen kann.

 

 

CP: Hier möchte ich den Volkskundler Hermann Bausinger zitieren, der sagte: "Der Lebensweg, ob man ihn nach vorn entwirft oder im Rückblick betrachtet, ist kein Puzzle, bei dem aus vorbestimmten und berechenbaren Teilen ein Ganzes entsteht; er ist ein Spiel, bei dem sich in jeder neuen Situation auch neue Möglichkeiten ergeben." So sehe ich es ebenfalls. Während meines Volontariats hätte ich nie vermutet, dass ich einmal in meinem derzeitigen Tätigkeitsbereich arbeiten würde. Dies hat sich glücklicherweise zufällig ergeben. Wir sollten folglich flexibel und offen auf neue Situationen und Möglichkeiten reagieren, und dabei evtl. negative Erfahrungen oder Rückschläge als Entwicklungschancen betrachten.

 

Parallel zum Faktor Glück sollte jeder selbst aktiv werden, z. B. einschlägige Fachtagungen besuchen und netzwerken, sich mit Kolleg*innen aus anderen Kultureinrichtungen austauschen - einfach über den Tellerrand hinausschauen. Das bedeutet gleichsam, die sogenannte "Extra-Meile" zu gehen. Bereit zu sein, Weiterbildungen zu machen, um sich weiteres Knowhow anzueignen und Neues auszuprobieren. Neugier ist notwendig, um sich auf Änderungen im Umfeld einzulassen. Schlussendlich ist es wichtig, sich selbst zu vertrauen, sich in seinen Entscheidungen treu zu bleiben, etwas zu wagen, aber auch seine Talente und sein Potential einzusetzen. 

 

Gerne möchte ich mit einem Zitat des Dalai Lama abschließen: "Zufriedenheit und Glück sind nichts, was fertig geliefert wird, sie entstehen durch dein eigenes Handeln".