Tipps für mehr Effizienz und zufriedenere Mitarbeiter*innen

Der Ablauf der meisten Jobs orientiert sich noch an alten Strukturen, nach denen man zu einer sehr frühen Uhrzeit zu arbeiten begann, zu festgesetzten Zeiten Pausen machte und nach neun Stunden Feierabend hatte. Effizient war und ist das aber längst nicht immer. Zudem haben Menschen heute andere Vorstellungen von Arbeit und Privatleben. Dank der Digitalisierung könnten manche dieser Vorstellungen heute schon in die Realität umgesetzt werden. Aber viele Kultureinrichtungen hinken noch hinterher, was nicht nur zu Lasten moderner Gestaltung von Arbeitswelten geht, sondern auch zu Lasten der Effizienz.

 

 

Selbstbestimmt arbeiten kann man auf vielerlei Weise. Dazu gehören mehr Verantwortung, freiere Zeiteinteilung und eine freiere Wahl des Arbeitsortes. Führungskräften und Leitungspersonen mögen sich nun alle Haare sträuben und das Aber liegt Ihnen sicher schon auf der Zunge. Doch selbstbestimmtes Arbeiten lässt sich auch ohne befürchtete Reibungsverluste integrieren. Ich möchte Ihnen drei Tipps geben, die es Angestellten erlauben, selbstbestimmt(er) zu arbeiten, und die zu mehr Effizienz führen.

 

 

Es beginnt eigentlich mit einer recht simplen Frage: Wie gut kennen Sie Ihre MitarbeiterInnen? Wissen Sie, was diese wirklich können? Welche Arbeit ihnen liegt? Welche Herausforderungen sie bei der Arbeit und im familiären Umfeld haben? Wie gut sie eigenständig arbeiten können? Wie viel Verantwortung ihnen (fachlich und bei dem aktuellen Gehalt) zuzumuten ist? Wie viel Verantwortung sie gerne übernehmen würden? Welche Fähigkeiten sie haben, die für ihre Arbeit und Ihr Unternehmen interessant sein könnten, aber nicht abgerufen werden?

 

In einem ersten Schritt ist es unabdingbar, dass Sie Ihre MitarbeiterInnen kennenlernen. Finden Sie heraus, was sie genau machen, welche Prozesse ihre Arbeit bestimmen, was sie besonders gut können und tun und in welchen Bereichen sie aufgrund ihrer Fähigkeiten noch mehr tun könnten. Werden Sie dabei ruhig etwas persönlicher. Viele Väter möchten z. B. gerne mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen können, viele Erwachsene übernehmen die Pflege von Angehörigen - solche familiären Herausforderungen müssen Sie kennen, um darauf reagieren und Ihren MitarbeiterInnen die Chance geben zu können, sie mit ihrer Arbeit in Einklang zu bringen. Das Ergebnis ist positiv, denn die MitarbeiterInnen fallen nicht aus, im Gegenteil sie sind dankbar und hoch motiviert.

 

Legen Sie sich im Anschluss ein erweitertes Wissensprofil von allen MitarbeiterInnen an und pflegen Sie dieses regelmäßig. Oder nutzen Sie eine Mindmap, um sich Klarheit über berufliche und private Themen Ihres Teams zu verschaffen.

 

 

Mit dem Wissen um das, was Ihre MitarbeiterInnen leisten können und wollen, überprüfen Sie nun Ihre Institution. Verstricken Sie sich dabei nicht in "Das wurde schon immer so gemacht"-Gedanken, sondern seien Sie offen für neue Wege. Schauen Sie, wo es Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten geben könnte. Wie könnte das im Einzelnen aussehen? Wäre Gleitzeit möglich oder freie Zeiteinteilung und freie Wahl des Arbeitsplatzes (zu Hause oder im Büro)? Oder hieße es sogar, "selbstbestimmt" Projekte - also selbstverantwortlich - in Arbeitsgruppen zu erarbeiten und umzusetzen, anstatt wie bisher linear und hierarchisch? Wie sieht es mit den Prozessen aus - lassen diese sich so flexibel gestalten, dass die MitarbeiterInnen selbstbestimmter daran arbeiten können?

 

An welchen Stellen müssten Sie umstrukturieren, Zuständigkeiten bewegen, modernisieren, an der Effizienzschraube drehen? Welche Kosten und Einsparungen würde das mit sich bringen? Welche Investitionen wären nötig? Wer muss noch überzeugt werden - etwa Hierarchien in öffentlich-rechtlichen Strukturen? Welche Argumente dafür können Sie dabei vorbringen? Wie können Sie Bedenken entgegentreten?

 

 

Wenn Sie Wege gefunden haben, damit Ihre MitarbeiterInnen selbstbestimmt(er) arbeiten können, wird das nicht automatisch reibungs- und problemlos funktionieren. Ein paar grundlegende Regeln sollten Sie aufstellen. Hier ein paar Beispiele:

 

 

 

 

 

Es bedeutet Aufwand, MitarbeiterInnen selbstbestimmt arbeiten zu lassen. Dass sich das tatsächlich lohnen kann, dafür gibt es viele Beispiele.

 

Selbstbestimmtes Arbeiten kann z. B. die Zufriedenheit der Angestellten erhöhen. Sie werden gehört, ernst genommen und ihre Ideen zählen. Selbstbestimmtes Arbeiten befördert auch das Mitdenken der MitarbeiterInnen. Sie werden aktiver eingebunden und entwickeln eine stärkere Bindung an den Betrieb. Deshalb wird eine Haltung wie "Ist mir alles egal, Hauptsache am Ende des Monats ist das Geld auf dem Konto" immer seltener, je selbstbestimmter die MitarbeiterInnen arbeiten dürfen. Auf diese Weise wird die Effizienz gesteigert, denn immer weniger Leute wollen einfach nur den Arbeitstag hinter sich bringen.

 

Auch für die MitarbeiterInnen hat selbstbestimmtes Arbeiten Vorteile. Zum einen werden sie flexibler, was allen besonders (aber nicht nur) in der Zeit der Familiengründung die Möglichkeit gibt, mehr Zeit mit den Kindern zu verbringen. Dadurch steigt die Lebensqualität erheblich. Aber auch die Tatsache, dass Sie ihnen wichtigere oder komplexere Arbeit anvertrauen, dass Sie das Vertrauen in sie setzen, dass sie Projekte gut und verlässlich abschließen werden, kann schon bewirken, dass sie mehr Spaß an ihrer Arbeit haben und sich stärker für Ihr Haus engagieren. Auch das kann die Lebensqualität und Zufriedenheit der MitarbeiterInnen deutlich steigern.

 

 

Was Sie bei all dem nicht aus den Augen verlieren sollten, sind Ihre Unternehmensziele. Beziehen Sie selbstbestimmtes Arbeiten mit in diese ein. Überprüfen Sie regelmäßig, inwieweit es die Unternehmensziele vorangetrieben hat, welche Möglichkeiten es noch eröffnet und was nicht so gut funktioniert hat und womöglich einen Rückschritt bedeutet.

 

Geben Sie dem selbstbestimmten Arbeiten aber Zeit. Ihre Angestellten müssen sich erst daran gewöhnen, was das in jeder Hinsicht bedeutet und mit sich bringt. Kippen Sie das Projekt nicht schon bei den ersten Anzeichen, dass es schwierig werden könnte. Besprechen Sie stattdessen mit Ihren Angestellten die Unternehmensziele und fragen Sie sie, was sie mit ihrer neuen selbstbestimmten Arbeitsweise zu diesen Zielen beisteuern können. Schließen Sie Zielvereinbarungen ab, die die Grundlage darstellt für das Vertrauen, das Sie in die MitarbeiterInnen setzen, und für die Arbeit, die die Angestellten abliefern.