ist Kulturwissenschaftlerin und hat langjährige Erfahrung im Management von digitalen Projekten. Für das Projekt "artwork" war sie für die häuserübergreifende Koordination zuständig und an der Konzeption des Tools beteiligt. 

 

Benjamin Willems: artwork ist eine Software, die wir seit 2021 gemeinsam entwickeln - die Hamburger Kulturorganisationen Kampnagel und Deichtorhallen sowie das Hebbel am Ufer in Berlin - und die uns intern unterstützen soll bei der Planung unserer Veranstaltungen und Projekte. Es ist eine webbasierte Open-Source-Software, die aus verschiedenen Teilen besteht, die wir Stück für Stück implementieren. Ich bin auf Kampnagel verortet als Projektmanager für dieses Projekt, gemeinsam mit Miriam Seixas, Projektmanagerin für die Deichtorhallen, und Romain Comandi, der für das HAU zuständig ist. Wir steuern den ganzen Prozess. 

 

 

BW: Wir haben für unsere Häuser den Bedarf gesehen, dass wir softwareseitig Unterstützung brauchen bei der Planung unserer Veranstaltungen. Das ist ein relativ komplexer Prozess, der unterschiedlichste Abteilungen involviert. Es ist ein hoher kommunikativer und organisatorischer Aufwand, die Planungsdaten, Informationen, Zeiten, Räume etc. unter einen Hut zu bringen. Deswegen haben wir uns nach Software umgesehen, aber relativ schnell gemerkt, dass die angebotenen Lösungen nicht das sind, was wir brauchen, da diese Systeme sehr starr, teilweise sehr überfrachtet und mit sehr hohen Lizenzkosten verbunden sind. Daraus entstand der Wunsch, selbst etwas zu entwickeln. Die Gelegenheit ergab sich, als der Fonds Digital von der Kulturstiftung des Bundes ausgerufen wurde. Da haben sich Kampnagel und die Deichtorhallen Hamburg zusammengesetzt und beworben. Unser Projekt heißt "Diversify the Code" und besteht aus zwei Teilen, ein Bereich ist die Software artwork, der andere ist künstlerisch. Unser Startpunkt war: Wir haben die Expertise an den Häusern, wir wissen genau, wie wir arbeiten und was wir brauchen. Lasst uns doch selbst eine Software entwickeln, die Open Source angelegt ist - das ist ein zentraler Ansatz des Fonds Digital. Es hat uns angesprochen, dass damit etwas entsteht, bei dem weitere Häuser mit dem einsteigen können, was im Laufe des Projektes schon passiert ist. 

 

 

Miriam Seixas: Zum Beispiel die Möglichkeit, die einzelnen Workflows aus unseren Abteilungen wirklich abzubilden. Genau so sind wir in der Konzeption dann auch vorgegangen: Wir haben nicht von außen versucht festzulegen, was es braucht, um Projektmanagement zu digitalisieren. Sondern wir sind in die Abteilungen gegangen, um Design-Workshops zu machen. So haben wir zum Beispiel geklärt: Wer ist wofür eigentlich zuständig? Wo ist die Schnittstelle? Wann muss zum Beispiel ein Dienstplan festgeschrieben werden, weil der Betriebsrat darauf schaut? Wann ist der nicht mehr veränderbar, weil er genehmigt wurde? Wann kann er notfalls wieder freigegeben werden, weil vielleicht jemand ausfällt oder etwas verschoben werden muss? Das sind sehr spezifische Prozesse im Kulturbereich, die in den Softwares am Markt in diesem Detailgrad nicht berücksichtigt werden. Auch beispielsweise bei Budgets. Da viel über Fördermittel läuft, gibt es oft Vorgaben, Planungsstände müssen festgeschrieben werden und das ganze muss an Behörden und Geldgeber*innen berichtet werden. Diesen Workflow genau in der Software abbilden zu können, mit allen Berechtigungen, Zugriffen und Bearbeitungsrechten, das ist schon besonders. Das haben wir in den anderen Softwares nicht gefunden. 

 

 

BW: Der Designprozess ging über ein halbes Jahr, bevor wir überhaupt die erste Zeile Code programmiert haben. Wir mussten erstmal verstehen, wie gearbeitet wird. So haben wir gesehen, dass viele Abteilungen sich ihre eigenen Strukturen geschaffen haben, die zwar innerhalb von Abteilungen funktionieren, aber meistens nicht abteilungsübergreifend. Wir haben auch gesehen, dass es ein sehr hohes Aufkommen an Emails gibt, die hin und hergeschickt werden. Das führt dazu, dass oft Leute vergessen werden, dass Informationen nicht auf dem aktuellen Stand sind, dass kein zentraler Planungsstand für alle existiert, auf den man sich berufen kann. Daraus entstanden die Kernpunkte, die wir mit artwork adressieren wollten, was dann die Grundlage für die Ausschreibung für unser Entwicklungsteam war, die wir im Herbst 2021 durchgeführt haben. Dann ging es richtig los, unsere Designerin hat nochmals Workshops in kleinen Kerngruppen veranstaltet, um eine Reihe von Fragen zu klären: Wie sind die Prozesse, was brauchen wir an Infos? Wo laufen die zusammen? Welche Tools werden im Moment bedient? Könnte das in der Software aufgehen? Wo macht es Sinn, bestimmte Systeme zu erhalten, die nicht unbedingt in unserer Software stattfinden sollen? Und natürlich ist der Kern des Projekts die Kunst, darum dreht sich alles. artwork baut sich modular um die Projekte herum auf. Außerdem haben wir gemerkt, dass die Deichtorhallen und Kampnagel zwar ganz eigene Anforderungen haben, aber dass es am Ende doch viele Schnittmengen bei den gewünschten Funktionen gibt, von denen alle profitieren. 

 

 

MS: Genau, so unterschiedlich die Veranstaltungen und Genres der Häuser sind, die Prozesse dahinter sind an vielen Stellen vergleichbar und tatsächlich auch die Probleme, die sich daraus immer wieder ergeben. Einen wichtigen Punkt hatte Ben schon angesprochen: die interne Kommunikation. Also, wie wird Information eigentlich geteilt? Da es kein Tool gab, in dem zentralisiert alles Wissen gesammelt wurde, waberte das Wissen fragmentiert durch die Häuser. Die eine Abteilung hat vielleicht eine Excel-Liste, die andere schickt Information grundsätzlich per Email rum, das ist irgendwann total unübersichtlich. Und wer pflegt das eigentlich? Da haben wir schnell festgestellt, dass so ein Tool schon helfen könnte, weil es Wissen bündelt und man nur an einer Stelle aktualisieren muss.