Leadership und Komplexitätsmanagement

Zu den besonderen Herausforderungen für die Festivalleitung zählen das Komplexitätsmanagement und das Führen des zwölfköpfigen Teams. Dazu einige Stichworte:
- m4music besteht aus drei Plattformen, die jede für sich einen eigenständigen Anlass bilden: Das Clubfestival mit rund 40 Bands zwei Drittel davon stammen aus der Schweiz auf vier Bühnen, die Conference mit zahlreichen Referenten sowie die Demotape-Clinic, für die sich im Vorfeld jeweils gegen 900 Bands anmelden.
- Es werden über dreissig Partner und Medienpartner eingebunden.
- Das Festival wird in der französisch sprechenden Schweiz eröffnet, während der Hauptteil im deutschsprachigen Zürich stattfindet.
- Der organisatorische Kern besteht aus rund zwölf Teammitgliedern, wobei nur deren drei am selben Ort arbeiten alle anderen sind Externe. Alle Beteiligten haben nebst dem Festival andere Aufgaben oder Jobs.

Komplexitätsmanagement
Für die Festivalleitung heisst das vor allem: die Übersicht bewahren! Das ist nur möglich, wenn sie Prioritäten setzt in Bezug auf das Festival, aber auch auf die eigene Arbeit. Eine klar formulierte Strategie ist ein Muss, weil so für alle Beteiligten klar ist, wo die inhaltlichen und operationellen Schwerpunkte liegen und was bloss nice-to-have ist. Die Leitung versucht, soviel wie möglich zu delegieren. Delegieren heisst aber auch, Verantwortung aufteilen. So erhält zum Beispiel jeder der sechs m4music-Bereichsleiter sein eigenes Budget. Zwei gegensätzliche Methoden reduzieren die Komplexität: Die erste geht vom Ganzen ins Detail und teilt auf den ersten Blick scheinbar unfassbar grosse Aufgaben in überschaubar kleine. Anders die zweite: Scheinbar unüberschaubar viele Aufgaben werden zuerst aufgelistet, dann gruppiert und schliesslich priorisiert. So wird das Chaos in Ordnung überführt und das Wichtigste (zuerst) erledigt. Die Aufgaben mitsamt den nötigen Kompetenzen werden dann einzelnen Teammitgliedern übertragen, die damit auch die Verantwortung übernehmen.

Kommunikation als Führungsinstrument
Bei einer dezentralen Organisation, wie dies bei m4music der Fall ist, heisst führen vor allem kommunizieren. Dabei kann man auf eine Vielzahl von Kommunikationsarten zurück greifen, von denen die wichtigsten hier kurz diskutiert werden. So banal es tönen mag, aber persönliche Gespräche sind das wichtigste Führungsinstrument. Sie finden in Meetings oder am Telefon statt, wobei eine kurze Konferenzschaltung manchmal ein aufwändiges Meeting ersetzen kann. Wichtig ist, mit allen Beteiligten sowohl formelle wie auch informelle Gespräche zu führen. Bei wichtigen Gesprächen sollte unbedingt eine Gesprächsnotiz oder ein Beschluss-Protokoll per E-Mail nachgeschickt werden. Gespräche sind für den diskursiven Informationsfluss entscheidend und oft das einzige Mittel den Rauch zu riechen, bevor das Feuer ausbricht.

Natürlich mailen auch wir wie verrückt. Aber Achtung: Problematisches wird besser zuerst mündlich besprochen also zum Telefon greifen! Auch darf nicht vergessen werden: Geschäftliche E-Mails gehören zum formellen schriftlichen Austausch, auch wenn sie scheinbar zu einer informellen Kultur gehören. Schliesslich werden viele E-Mails nur ungenügend oder gar nicht gelesen. Daraus folgt: Wichtiges unbedingt per Telefon, gefolgt von einer E-Mail-Notiz.

Die formellste schriftliche Kommunikation stellen Verträge, Vereinbarungen und Zielvereinbarungen dar. Hier sollte möglichst genau festgehalten werden, was vom Partner oder Mitarbeiter erwartet wird. Ein solches Dokument wird im Gegensatz zu manch anderen Papieren auch gelesen. Bei externen Mitarbeitern werden die Verträge, wo vor allem die Prioritäten und die wichtigsten Ziele und Termine festgehalten sind, durch detaillierte Job-Beschriebe ergänzt, die jedes Jahr überarbeitet und dadurch noch genauer werden. Wichtig sind auch Abgrenzungen gegenüber anderen Jobs. Zielvereinbarungen sind auch bei m4music so SMART wie möglich formuliert: spezifisch, messbar, ambitiös, realistisch und terminbezogen.

Wir führen regelmässig, aber nicht zu häufig, sogenannte m4music-OK-Meetings durch, wo sich die wichtigsten Teammitglieder treffen. Primär werden Informationen ausgetauscht und Probleme geortet. Letztere werden nur kurz andiskutiert und dann einer Arbeitsgruppe zur Lösung zugeteilt. Der Sitzungsleiter muss sicherstellen, dass Beschlüsse gefasst und protokolliert werden, ergänzt durch Zuständigkeiten und Termine. Schliesslich muss die Festivalleitung bei Bedarf rechtzeitig Zugewandte informieren und allenfalls einbinden. Das können Vorgesetzte sein, aber auch Experten wie Rechtskundige oder Versicherungsfachleute. Es ist wichtig zu erkennen, wo die eigenen Wissensgrenzen liegen. So lassen sich viele Probleme im Keim ersticken.

Krisen und Konflikte
Krisen und Konflikte beanspruchen die Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten der Leitung besonders. Bei Konflikten im Team ist es meist besser, zwar zuzuhören, aber die Beteiligten den Konflikt selbst lösen zu lassen und nur einzugreifen, wenn Eskalation droht.
Ist man selbst involviert gilt: zuerst überlegen, dann agieren. Überlegen heisst auch, dass man sich Zeit zum abkühlen nimmt. Mit etwas Distanz sehen die Dinge meist weniger bedrohlich aus. Also nicht gleich im Affekt eine empörte Antwort samt Gegenangriff per Mail verschicken, sondern am nächsten Tag anrufen! Werden Lösungen gefunden, empfiehlt es sich, diese Friedensverträge auf unspektakuläre Weise schriftlich festzuhalten. Anders bei Krisen: rasch handeln, den Stier bei den Hörnern packen und offen und ehrlich kommunizieren.

Zum Autor:
Philipp Schnyder von Wartensee ist Leiter und Mitgründer des Popmusikfestivals m4music Festival, Conference & Demotape Clinic (www.m4music.ch). m4music ist der wichtigste Schweizer Branchentreffpunkt mit Fokus auf das Indie-Business und die Entwicklung von Künstlern. Das Festival ist eines der strategisch wichtigen Projekte des Migros-Kulturprozent (www.migros-kulturprozent.ch), für welches Schnyder auch ein Programm zur Förderung von Indie-Labels und Künstlermanagements entwickelt hat. Er ist Mitgründer und Vize-Präsident von Swiss Music Export (www.swiss-music-export.com), Vorstandsmitglied der Urheberrechtsgesellschaft SUISA (www.suisa.ch) und Besitzer des kleinen Reggae-Labels One Ton, welches sich um den Zürcher Reggaekünstler Phenomden kümmert (www.phenomden.ch). An der Zürcher Hochschule der Künste (ZHdK) unterrichtet Schnyder Music Business.