Studie zu Personalgewinnung und -strukturen Teil I

Die hier vorliegende Studie stellt einen ersten Versuch dar, die umfangreiche Thematik des Personalmanagements bei Musikfestivals aufzugreifen, zu strukturieren und aus den Ergebnissen erste Schlüsse zu ziehen. Im Mittelpunkt standen Fragen nach den Personalstrukturen und -gewinnungsmöglichkeiten bei Festivalorganisationen in Deutschland.

Dabei konnten nicht alle in Deutschland stattfindenden Musikfestivals berücksichtigt werden. Festivals, deren Kontaktdaten nicht auffindbar waren oder deren Zuschauerzahl sich auf wenige hundert Menschen beschränkt, wurden nicht aufgelistet. Nach umfangreicher Recherche ergab sich eine Liste von 245 Musikfestivals, die als potenzielle Teilnehmer/Innen geeignet waren. Zur besseren Strukturierung wurden die Festivals in drei Kategorien eingeordnet. So ergaben sich insgesamt 109 Klassikfestivals, 79 Festivals aus dem Bereich Popularmusik und 57 Jazzfestivals. Methodisch stützt sich diese Studie auf eine quantitative Befragung in Form eines Onlinefragebogens und auf leitfadenorientierte qualitative Interviews. Dabei bekamen 245 Festivals die Einladung zur quantitativen Befragung. Dabei beantworteten bei einer Rücklaufquote von 25,3% 62 Festivals einen Onlinefragebogen. Zusätzlich wurden fünf qualitative Interviews geführt, welche die Ergebnisse auf der quantitativen Befragung unterlegen sollen, jedoch nicht in der Statistik berücksichtigt werden.

Basisdaten zu den Festivals

Generell kann man zwischen öffentlichen und privaten Rechtsformen unterscheiden (Abbildung 1). Am stärksten vertreten ist die Vereinsstruktur mit 21 von 65, also 32,3% der Gesamtantworten, wobei gemeinnützige Vereine 13,8% aller Antworten repräsentieren und nicht-gemeinnützige 18,4%. Die zweitstärkste Fraktion bildet die GmbH (23%). Hier erreicht die gemeinnützige GmbH 8 von 65 Antworten (12,3%) und die nicht gemeinnützige GmbH 10,8%.

Abbildung 1

Beim Turnus der Festivals lässt sich konstatieren, dass 89% der teilnehmenden Festivals jährlich stattfinden, wohingegen nur 4 Festivals alle zwei Jahre über die Bühne gehen und 3 Festivals mehrfach im Jahr stattfinden. Die Dauer variiert zwischen einem Veranstaltungstag bis zu Zeiträumen von über zwei Wochen. 26 von 62 Teilnehmer/Innen, also 42% gaben an, an 15 oder mehr Tagen Veranstaltungen im Rahmen ihres Festivals zu haben und bilden damit die stärkste Fraktion unter den Antworten. Gefolgt wurde diese Kategorie von den Antworten von 8 bis 14 Tage mit 21% und von 4 bis 7 Tage mit 17% der Antworten. Lediglich 3% der Organisationen gaben an, nur an einem Tag Veranstaltungen im Rahmen ihres Festivals zu haben.

Abbildung 2: Wie viele Besucher/Innen hatte ihr Festival bei der letzten Durchführung?

Ordnet man die verschiedenen Musikgenres, die in der Studie abgefragt wurden, den drei Kategorien Klassik-, Pop- oder Jazz-Festival zu, so haben 17 Festivals der klassischen Musik, zwölf Pop-Festivals und sechs Jazz-Festivals teilgenommen. Hinzu kommen 27 Festivalorganisationen, die mehr als eine Musikrichtung anbieten.

Die breite Mehrheit, also 52 von 62 Teilnehmer/Innen (84%) agiert in einem Ganzjahresbetrieb. Von den 10 Festivalorganisationen, die angaben, nicht ganzjährig mit ihrem Betrieb aktiv zu sein, verteilen sich die Geschäftszeiten zwischen 3 und 10 Monaten recht gleichmäßig.

Das Budget der Festivalorganisationen weist starke Unterschiede auf. Es lässt sich konstatieren, dass 25 von 62 Festivals (40%) ein Gesamtbudget inklusive Personalkosten von über 500.000 Euro zur Verfügung steht. 13 von 62 Festivals (21%) gaben an, ein jährliches Budget über 250.000 Euro zu haben. Es befinden sich folglich 61% der teilnehmenden Festivals in beiden höchsten Budgetkategorien. Lediglich 3% der Festivals gaben an, finanzielle Mittel von bis zu 25.000 Euro zu haben.

Die Festivals mit einem Gesamtbudget von über 500.000 Euro jährlich weisen in den Bereichen Turnus, Dauer, Besucherzahl und Dauer des Geschäftsbetriebs Gemeinsamkeiten auf. So finden 22 von 25 von ihnen jährlich statt. Ebenso scheint die Festivallänge mit der Budgethöhe zu korrelieren. So haben 73 % der Festivals mit Events an 15 oder mehr Tagen ein Budget von mindestens 500.000 Euro, wobei diejenigen Festivals mit den meisten Veranstaltungstagen mehrheitlich in die Bereiche Klassik und Jazz einzuordnen sind. Des weiteren ist eine Tendenz zu mehr Besucher/Innen bei höherem Budget zu erkennen. Dabei verfügen 75% aller teilnehmenden Festivals mit über 10.000 Besuchern über ein Budget von 500.000 Euro aufwärts. Nahezu alle Festivals mit einem Budget von 500.000 Euro aufwärts (24 von 25) verfügen zudem über einen ganzjährig aktiven Geschäftsbetrieb. Hingegen konnte man bei der Rechtsform und den Musikstilen keine Zusammenhänge zum Budget beobachten.

Musik ist schön und macht viel Arbeit

Die vertraglich festgelegte Wochenarbeitszeit entspricht bei mehr als der Hälfte der Antwortenden nicht der tatsächlichen Arbeitszeit. 48 % gaben an, 36 bis 40 Wochenstunden laut Arbeitsvertrag zu arbeiten. Die weiteren Befragten waren für 20 bis 35 Stunden beschäftigt. Rund 55 % der Antwortenden erklärten jedoch, dass die vertragliche Arbeitszeit nicht ihrer tatsächlichen Arbeitszeit entspräche.

Über ein Viertel der Festivalorganisationen verfügt über keine einzige vollzeitäquivalente Stelle. Maximal verfügen sie über insgesamt 40 Vollzeitstellen. Durchschnittlich hat ein Musikfestival 4,8 Vollzeitstellen. Auf diese kamen im letzten Geschäftsjahr bei den ausgewerteten Festivals 5,5 dauerhaft versicherungspflichtige und 20 saisonal versicherungspflichtige Angestellte (vgl. Abbildung 3). 13 Festivalorganisationen verfügen weder über dauerhaft noch saisonal versicherungspflichtiges Personal. Bei ihnen erfolgt die Organisation und Durchführung auf rein ehrenamtlicher oder auf rein selbstständiger Basis.

Abbildung 3

17 Organisationen haben fünf oder mehr vollzeitäquivalente versicherungspflichtige Stellen. 15 von ihnen verfügen über die höchste von uns abgefragte Budgetkategorie von über 500.000 Euro. Das entspricht knapp 90 % der Festivals mit diesem Budget. Vergleicht man die durchschnittlichen Angaben der Vollzeitstellen über die Budgetkategorien hinweg, so gibt es einen Trend zu mehr Stellen bei höherem Budget. Eine Koppelung der vollzeitäquivalenten Stellen an die Budgethöhe konnte jedoch nicht nachgewiesen werden. Aus diesem Grund wäre eine weitere Befragung jener Festivalorganisationen mit hohem Budget und geringer Anzahl an versicherungspflichtigen Vollzeitstellen sehr aufschlussreich. Denkbar ist beispielsweise, dass diese Organisationen ausschließlich mit Honorarkräften zusammenarbeiten, ein sehr hohes Budget für Künstlergagen oder hohe Kosten bei der Anmietung der benötigten Freiflächen für die Durchführung des Festivals haben.

Teamstrukturen

Fast 70 % der Festivals arbeiten jedes Jahr mit demselben saisonalen Team oder präferieren dies. Im Durchschnitt werden jährlich nur 1,8 Stellen im Kernteam neu besetzt, Die Auswertung ergab, dass saisonale Kräfte vorrangig in der Organisation, im Backstagebereich, in Besucherbetreuung und -service eingesetzt werden sowie insbesondere im Marketing und der Öffentlichkeitsarbeit (7 Nennungen). Dabei gaben 42 % der Festivals an, dass sie gerne jedes Jahr mit dem gleichen Team arbeiten würden, dies in der Praxis jedoch nicht möglich sei. Nur 19 % der Festivalorganisationen arbeiten jährlich mit demselben Team der saisonalen Mitarbeiter/innen.

Die Leitungsebene der Festivals ist zu 40 % überwiegend männlich, zu 26 % überwiegend weiblich und bei 34 % liegt eine ausgewogene Geschlechterverteilung vor. Die dauerhafte Mitarbeiterschaft ist 3544 Jahren (39%) oder 2534 Jahre (26%) alt (vgl. Abbildung 4). Mehr als die Hälfte der teilnehmenden Organisation haben in den kommenden Jahren keine Ausweitung des Teams geplant.

Abbildung 4

Personalgewinnung: Persönlich oder Online

Auf den Fragenkomplex zum Thema Personalgewinnung antworteten 50 der insgesamt 62 ausgewerteten Festivals. Digitale Medien, persönliche Netzwerke und der eigene Mitarbeiterpool sind die wichtigsten Recruiting-Kanäle. 49 der 50 Musikfestivalorganisationen gaben an, dass sie in Recruitingprozessen durchschnittlich drei Kanäle nutzen, um neue Talente zu rekrutieren. Dazu gehören Online-Stellenmärkte (54%) und Anzeigenschaltungen auf der eigenen Homepage (46%). Soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter werden im Recruitingprozess von 26% der Festivals genutzt, nur 14% nutzen Business Netzwerke wie LinkedIn oder Xing.

Zudem sind besonders persönliche Netzwerke relevant. 43 Festivals rekrutieren über persönliche Netzwerke, 27 aus ihrem eigenen Mitarbeiterpool, 28% der Festivals setzen sogar ausschließlich auf persönliche Kontakte. Deutlich seltener schalten die Festivals Zeitungsannoncen oder setzen externe Dienstleister ein, um Kandidaten auf freie Stellen und die Organisation aufmerksam zu machen. Nur 4 der 50 Musikfestivals arbeiten mit Personalvermittlungsagenturen zusammen, jedes fünfte Festival hat eine eigene Personalabteilung. Headhuntingagenturen sind für die Personalsuche vor allem dann relevant, wenn Kandidat/innen aus Bereichen gesucht werden, die nicht innerhalb der eigenen Netzwerke oder unter den Intiativbewerbern gefunden werden können. Vereinzelt wird auch auf Mundpropaganda und Aushänge an Unis gesetzt.

Je höher das Gesamtbudget des Festivals ist, desto mehr Instanzen werden am Auswahlprozess beteiligt: Während Festivals mit Budgets zwischen weniger als 25.000 und über 500.000 Euro mit nur einer beteiligten Instanz arbeiten, steht den Festivals mit vier oder fünf beteiligten Instanzen ein Budget von über 500.000 Euro zur Verfügung. Auch bei Festivals mit drei beteiligten Instanzen liegen die Budgets im höheren Bereich zwischen 250.000 und über 500.000 Euro. Am häufigsten an Auswahlprozessen beteiligt sind die kaufmännische und künstlerische Leitung sowie die betroffene Abteilung.

Fast drei Viertel der Festivals haben keinen standardisierten Auswahlprozess. 94% führen mit Bewerbern persönliche Auswahlgespräche, 38% der Festivals nutzen Probearbeiten als Teil des Auswahlprozesses. Nur vereinzelt gibt es auch Online-Bewerbungsportale oder Auswahltests. Assessmentcenter spielen in den Auswahlprozessen der Musikfestivals keine Rolle.

Rekrutierung: Praktika als übliche Einstiegmöglichkeit

Bewerbungsprozesse dauern in der Leitungsebene am längsten und bei honorarvergüteten Stellen am kürzesten. 20% der Festivals gaben an, dass bis zur Besetzung der Leitungspositionen ein Monat vergeht, weitere 13 Festivals brauchen zwei bis drei Monate, in wenigen Fällen (4 Festivals) dauert es vier bis fünf Monate. Bei honorarvergüteten Stellen gaben 74% der Festivals an, dass nie mehr als 3 Monate zwischen Auswahlentscheidung und Stellenbesetzung vergehen, 60% der Festivals brauchen zur Besetzung nicht länger als einen Monat.

Abbildung 5

42% der Musikfestivalorganisationen haben in den letzten drei Jahren eine/n oder mehrere Praktikant/innen in ein dauerhaft bezahltes Arbeitsverhältnis übernommen, 12% eine/n oder mehrere Volontär/innen. 41 der 50 Festivalorganisationen bieten Praktika als Einstiegsmöglichkeit an, 14 der Festivals Volontariate (Abbildung 5).

Erstes Fazit

Personal ist für jede Festivalorganisation ein entscheidendes Thema. Wie professionell und aufwendig Personalbesetzungen angegangen werden, hängt aber stark von dem Budgetrahmen der jeweiligen Organisation ab. Dieser korreliert seinerseits mit der Anzahl an Besuchern und Festivaltagen, sodass Festivals mit höheren Budgets zugleich auch mehr Organisations- und damit Personalaufwand mit sich zu bringen scheinen.