15.05.2023
Themenreihe Personal
Autor*in
Kaatje Laue-Dierks
ist Musicaldarstellerin und Kulturmanagerin. Nach Ausbildungen in Gesang, Schauspiel und Tanzpädagogik sammelte sie 30 Jahre Bühnenerfahrung als Darstellerin und künstlerische Leitung bekannter Musicals an Staats-, Stadt- und Privattheatern. 2023 schloss sie den Studiengang Kultur- und Medienmanagement am Institut KMM an der Hochschule für Musik und Theater Hamburg mit dem Bachelor of Arts ab.
Candidate Experience an deutschsprachigen Theatern
Wie zufrieden sind die Bewerbenden mit den Recruitingprozessen?
Theater haben, wie viele Kultureinrichtungen, immer häufiger Probleme bei der Stellenbesetzung. Die Darstellung als Arbeitgeber und die Gestaltung der Bewerbungsprozesse spielen deshalb eine zentrale Rolle. Wie Theaterschaffende diese Recruitingprozesse erleben, zeigt nun erstmals eine Studie zur Candidate Experience an deutschsprachigen Theatern.
Themenreihe Personal
Die Autorin dieses Beitrags untersuchte in ihrer Bachelorarbeit "Candidate Experience als Instrument des theaterspezifischen Employer Brandings" im Studiengang Kultur- und Medienmanagement der Hochschule für Musik und Theater Hamburg die Qualität von Recruitingprozessen an deutschsprachigen Theatern aus Sicht der Bewerbenden. Unter Candidate Experience versteht man alle Erkenntnisse und Erfahrungen, die Bewerbende im Rahmen ihrer Bewerbung mit einer Organisation sammeln. Employer Branding beschreibt die Profilierung und Positionierung einer Organisation als Arbeitgeber mit dem Ziel, ein unverwechselbares attraktives Vorstellungsbild in der Wahrnehmung der internen und externen Zielgruppen, also der Bewerbenden, zu erzeugen.
Ziel der Arbeit war es, herauszufinden, wie Kandidat*innen das Recruiting an deutschsprachigen Theatern erleben, ob sich aus ihrer Candidate Experience Implikationen für die Außenwirkung der Theater ableiten lassen und ob aus den Ergebnissen der Untersuchung Handlungsempfehlungen für deutschsprachige Theater erarbeitet werden können. Dazu wurde von September bis Oktober 2022 eine quantitative und teilrepräsentative schriftliche Online-Befragung unter Theaterschaffenden durchgeführt. Die Einteilung und Auswertung des Fragenkatalogs orientierten sich an den Modellen der Candidate Journey (vgl. Verhoeven 2016b: 36; Wald & Athanas 2016: 7; Esch et al. 2015: 7). Bei der Auswertung wurden nur im Rahmen der Pflichtfragen vollständig beantwortete, dem Untersuchungsgegenstand entsprechende Fragebögen berücksichtigt, insgesamt 117. Mit dieser Anzahl ist die Erhebung nicht repräsentativ, aber dennoch aussagekräftig.
Im Folgenden werden einige ausgewählte Ergebnisse und Erkenntnisse der Befragung aus den einzelnen Phasen der sogenannten Candidate Journey - also des Zeitraums, in dem die Candidate Experience gesammelt wird - und aus der Gesamtbeurteilung dargestellt.
Die Phasen der Candidate Journey sind:
- Anziehung und Bekanntheit: Bewerbende verschaffen sich einen ersten Eindruck über die Bekanntheit und Attraktivität der Theater als potenzielle Arbeitgebende vor der Bewerbung.
- Information, Jobrecherche und Orientierung: Bewerbende informieren sich über potenzielle Jobangebote auf den institutionseigenen Websites oder auf Stellenbörsen, auf Jobmessen, Recruitingevents und in Karrierenetzwerken.
- Abgabe der Bewerbung: Entscheidung über das Verfassen und Einreichung der Bewerbung.
- Teilnahme am Auswahlverfahren: Die Erwartungshaltung der Bewerbenden hinsichtlich des Auswahlverfahrens und der Kommunikation steigt.
- Kommunikation der Entscheidung: Die Art der Kommunikation der Entscheidung durch die Vertreter*innen des Theaters kann relevant für eine positive Candidate Experience sein.
Über 93 % der Teilnehmenden der Umfrage besitzen einen Hochschulabschluss/ Abschluss als Meister*in oder haben eine abgeschlossene Berufsausbildung. Der Großteil der Bewerbungserfahrung der Teilnehmenden bezieht sich auf öffentlich-rechtliche Theater mit 58,97 % und auf privatrechtlich-kommerzielle Theater mit 22,22 %. Zentral ist die Erkenntnis, dass weniger als die Hälfte der Teilnehmenden (42,74 %) insgesamt mit dem erlebten Recruitingprozess zufrieden ist.
Anziehung und Bekanntheit
Vor der Entscheidung, sich auf eine Stelle zu bewerben, stehen häufig bereits einige entscheidende Schritte. So müssen die potenziellen Bewerbenden auf die Ausschreibung aufmerksam werden, diese als ansprechend erachten und weitere Informationen zur ausschreibenden Institution finden können. Entstehen hier Hürden, kann dies dazu führen, dass sich Menschen nicht auf eine Stelle bewerben und der Kultureinrichtung damit potenziell kompetente und attraktive Mitarbeitende entgehen.
Hinsichtlich dieser ersten Schritte ergab die Befragung wichtige Hinweise. So sind u. a. theaterspezifische Online-Stellenbörsen, Jobempfehlungen, die direkte Ansprache und die Sichtbarkeit der Theater über deren Homepage relevant für die Ansprache der potenziellen Bewerbenden. Anhand der hier gestreuten Informationen entsteht bereits vor dem eigentlichen Bewerbungsprozess ein Eindruck über die Attraktivität des Theaters als potenzieller Arbeitgeber.
Zu Anfang des Bewerbungsprozesses sind in dieser Phase ca. 70 % der Bewerbenden eher bzw. sehr zufrieden (vgl. Abb. 1). Nach dem Bewerbungsprozess sind es nur noch 58,97 %. Dieses Ergebnis kann ein Anhaltspunkt dafür sein, dass die Erwartungen der Bewerbenden an die Theater im Bewerbungsprozess nicht immer erfüllt werden und sich dies auf die Attraktivität der Theater für die Bewerbenden auswirken kann.
(Hinweis: Die in den Grafiken abgebildeten Zahlen entsprechen der Nummer der Frage in der Umfrage, nicht der Abbildungszählung in diesem Beitrag.)
Information, Jobrecherche und Orientierung
In Bezug auf die Ausschreibung sind Transparenz und Informationen über das Theater als potenzieller Arbeitgebender relevant für die Bewerbenden. Dazu gehören u. a. klare Jobanforderungen, verfügbare Ansprechpersonen, Informationen zu Gehalt und Karriere, Präsenz und Auftreten des Theaters und Informationen zum Bewerbungsprozess.
Nach der Befragung kann seitens der Theater in den relevanten Bereichen Informationen zu Gehalt und Karriere, Informationen zur Work-Live-Balance, klare Jobanforderungen und Informationen zum Bewerbungsprozess nachgesteuert werden. Es sollten also auch die Benefits für die Bewerbenden im Mittelpunkt stehen und nicht nur die Ansprüche der Theater. Hier sind die Informationen mitunter noch zu wenig aussagekräftig, obwohl diese Punkte in den letzten Jahren deutlich an Relevanz gewonnen haben. Dennoch sind in dieser Phase ca. 41 % der Teilnehmenden eher bzw. sehr zufrieden (vgl. Abb. 2).
Abgabe der Bewerbung
Ob sich jemand nach der Orientierung auf eine Stelle bewirbt, hängt nicht nur davon ab, ob die gefragten Informationen in der Ausschreibung enthalten sind, sondern auch von den Konditionen selbst. Motive der Bewerbenden sind u. a. die Rahmenbedingungen zur Aufgabe und Aufgabenvielfalt, Team/Kolleg*innen, Arbeitsplatzsicherheit, Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Erfolg und Innovationskraft des Theaters.
Hinsichtlich des Bewerbens selbst sind eine einfache Bewerbungsmöglichkeit über E-Mail (vgl. Abb. 3) sowie eine zeitnahe Eingangsbestätigung der Bewerbung innerhalb von zwei Wochen relevant für eine positive Candidate Experience.
In dieser Phase sind 55,55 % der Teilnehmenden eher bzw. sehr zufrieden.
Teilnahme am Auswahlverfahren
Auch nach dem Einreichen einer Bewerbung, also im Verlauf des Bewerbungsverfahrens, können sich die Bewerbenden noch gegen eine Mitarbeit entscheiden, wenn die Prozesse und die Behandlung sie abschrecken. Entsprechend ist die Wertschätzung der Bewerbenden relevant für eine positive Candidate Experience. Nachgesteuert werden seitens der Theater kann in den Bereichen Feedback, stetige und transparente Kommunikation, Vorbereitung auf die Kandidat*innen, faire Gesprächsführung und Wertschätzung. In diesen Bereichen waren die Erfahrungen der Teilnehmenden der Umfrage nicht zufriedenstellend. Entsprechend sind in dieser Phase nur 39,31 % der Teilnehmenden eher bzw. sehr zufrieden (vgl. Abb. 4).
Kommunikation der Entscheidung
Nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens ist eine transparente, zeitnahe und personalisierte Entscheidungskommunikation relevant für eine positive Candidate Experience. Hier können die Theater die Entscheidungskommunikation bei Ablehnung (vgl. Abb. 5) verbessern.
In dieser Phase sind 45,30 % der Teilnehmenden eher bzw. sehr zufrieden.
Beurteilung des Gesamtprozesses
Grundsätzlich ist ein kurzer, bis vier Wochen dauernder Bewerbungsprozess relevant für eine positive Candidate Experience. Insgesamt mit dem gesamten Bewerbungsprozess sind aber nur ca. 42 % der Teilnehmenden eher bzw. sehr zufrieden (vgl. Abb. 6).
Warum ein Fokus der Kultureinrichtungen auf möglichst positive Erfahrungen beim Bewerbungsprozess auch im Fall einer Absage wichtig ist, zeigen die folgenden Ergebnisse: Bei als positiv empfundener Candidate Experience würden sich 90 % der Teilnehmenden bei dem jeweiligen Theater noch einmal bewerben und 36 % das referenzierte Theater im familiären Umfeld, Freundeskreis und/oder beruflichen Umfeld weiterempfehlen (vgl. Abb. 7; Bereiche 9 und 10). Bei als negativ empfundener Candidate Experience hingegen würden nur ca. 10 % der Teilnehmenden sich noch einmal bewerben und das Theater niemandem in ihrem Umfeld empfehlen (vgl. Abb. 8; Bereiche 9 und 10). Bei sowohl als positiv als auch als negativ empfundener Candidate Experience würden ca. 61 % der Teilnehmenden über ihre Erfahrungen berichten wollen (vgl. Abb. 9; Bereiche 9 und 10), vor allem im familiären Umfeld, Freundeskreis und beruflichen Umfeld.
Handlungsempfehlungen
Angesichts der Ergebnisse der Erhebung können Theater anhand eines systematischen Candidate-Experience-Managements über die aufgeführten Touchpoints das subjektive Erleben von Bewerbenden während des Bewerbungsprozesses betrachten und optimieren.
Bezogen auf die einzelnen Phasen der Candidate Journey lässt sich bereits der erste Eindruck der potenziellen Bewerbenden steuern (vgl. Hausmann/Braun 2021: 45). Digitalisierung und die Nutzung digitaler Tools können dabei den Recruitingprozess unterstützen (vgl. Nelke 2020: 115). Den Ergebnissen der Erhebung folgend, könnte die Candidate Experience der ersten Phase, die bereits von 70 % der Teilnehmenden als positiv empfunden wird, dadurch optimiert werden, dass die Kanäle der Sichtbarmachung über die eigene Homepage und über die sozialen Netzwerke den Erwartungen der potenziellen Bewerbenden angepasst wird. Der Eindruck der potenziellen Bewerbenden lässt sich umso besser steuern, je mehr Informationen über die Kulturinstitution zur Verfügung stehen (vgl. Hausmann/Braun 2021: 45). So können Informationen und Transparenz bezüglich der Faktoren Gehalt und Karriere, Work-Life-Balance, Jobanforderungen und Bewerbungsprozess nachgesteuert und optimiert werden.
Seitens der Theater sollte die Bewerbung idealerweise digital erfolgen können und es sollten Eingangsbestätigungen und ggf. ein Zwischenstand über den Bewerbungsprozess versandt werden (vgl. Hausmann/Braun 2021: 45). Gemäß der Erhebung sind Bewerbungen über E-Mail bereits in den meisten Fällen möglich, was auch für eine positive Candidate Experience als relevant empfunden wird. Der Touchpoint der zeitnahen Eingangsbestätigung bzw. Rückmeldung zum Bewerbungseingang innerhalb von zwei Wochen könnte jedoch verbessert werden.
Im Auswahlverfahren können unprofessionelle Interviews und nicht eingehaltene Zeitachsen zu einer negativen Wahrnehmung der Institution führen. Der Auswahlprozess sollte fair und konsistent gestaltet werden. Er sollte umfassende Konzeptionen, entsprechende Kapazitäten, Know-how und ein angemessenes Verhalten beinhalten. (vgl. Busold 2019: 123) Hierzu gehören strukturierte Interviews in angenehmer und respektvoller Atmosphäre. Im Anschluss sollten weitere Stufen des Verfahrens und der Zeitpunkt der Entscheidung genannt werden. (vgl. Hausmann & Braun 2021: 45).
Auch eine Absage sollte grundsätzlich wertschätzend erfolgen, da in diesem Prozessschritt die Employer Brand der Institution ebenfalls präsentiert wird. Kandidat*innen, die nicht umfassend auf die Stelle passen, sollten nicht verprellt werden. Hier kann seitens der Theater die personalisierte, transparente und konsistente Entscheidungskommunikation optimiert werden. Empfehlenswert sind solide und strukturierte Feedbacks unter Berücksichtigung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Da sich Institutionen wie Kandidat*innen gleichermaßen in Auswahlverfahren präsentieren (vgl. Busold 2019: 123), sollten die Bewerbenden unabhängig vom Ausgang des Bewerbungsprozesses als Multiplikator*innen betrachtet werden, die einen positiven Eindruck von der Institution gewinnen sollen.
Fazit
Hinsichtlich der Erforschung von Bewerbungsverfahren zeigen die Ergebnisse der Erhebung, wie die Candidate Experience über die Candidate Journey in den einzelnen Kontaktpunkten erfasst werden kann. Diskrepanzen zwischen Erwartung und tatsächlicher Erfahrung der Bewerbenden lassen sich auf diese Weise detailliert beurteilen. Zudem wird anhand der Ergebnisse der Befragung ersichtlich, dass die Candidate Experience von Bewerbenden Einfluss auf die Außenwirkung der jeweiligen Theater hat, weil Teilnehmende vergangener Bewerbungsverfahren über das Haus berichten möchten. Bei weniger als 50 Prozent Gesamtzufriedenheit ist das nicht unerheblich.
Ein Perspektivwechsel im Recruiting könnte Theatern und vergleichbaren Kulturbetrieben sowohl im künstlerischen als auch nicht-künstlerischen Personalbereichen die Chance bieten, eigene Prozesse unter Berücksichtigung der Faktoren Transparenz, Fairness, Ergebnisorientierung und Wertschätzung neu zu betrachten und ggf. nachhaltig zu optimieren. Im Rahmen eines strategischen Employer Brandings könnte dies dazu beitragen, die Positionierung von Theatern als attraktive Arbeitgebende sowohl in der externen als auch internen Wahrnehmung langfristig zu stärken.
Literatur
- Busold, Matthias (2019): Professioneller Auswahlprozess - Ein Instrument des Employer Brandings. In: Busold, Matthias (Hrsg.): War for Talents. Erfolgsfaktoren im Kampf um die Besten. 2. Auflage. Berlin: Springer Gabler, 123-135.
- Esch, Franz-Rudolf / Seibel, Franziska / Schmitt, Mirjam (2015): Marken leiden unter schlechten Bewerbungsverfahren. Wie Recruitingprozesse Marken beeinflussen. Candidate Experience Studie 2015. In: Esch. The Brand Consultants (Hrsg.): Marken leiden unter schlechten Bewerbungsverfahren. Wie Recruitingprozesse Marken beeinflussen. Candidate Experience Studie 2015. Saarlouis, 1-20.
- Hausmann, Andrea / Braun, Olivia (2021): Recruiting in Kulturbetrieben - Leitfaden für die erfolgreiche Personalgewinnung. Praxis Kulturmanagement. Wiesbaden: Springer VS.
- Nelke, Astrid (2020): Handbuch Employer Branding. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein professionelles Employer Branding - praxisnah und ganzheitlich erklärt mit Analysen von Fallbeispielen. Zürich: Praxium.
- Olberding, Jens (2021): Agiles Recruiting. Authentisch, kompetenzbasiert, im Team. Freiburg u. a.: Haufe.
- Verhoeven, Tim (2016b): Die Candidate Journey und Touchpoints. Ansätze zur systematischen Betrachtung und Strukturierung der verschiedenen Kontaktpunkte zwischen Bewerber und Arbeitgeber - mit Ideen zur Messbarkeit. In: Verhoeven, Tim (Hrsg.): Candidate Experience. Ansätze für eine positiv erlebte Arbeitgebermarke im Bewerbungsprozess und darüber hinaus. Wiesbaden: Springer Gabler, 33-43.
- Wald, Peter M. / Athanas, Christoph (2016): Candidate Journey Studie 2017. Good Practices: Vom passenden Kandidaten zum loyalen Mitarbeiter. In: meta HR / stellenanzeigen.de (Hrsg.): Candidate Journey Studie 2017. Good Practices: Vom passenden Kandidaten zum loyalen Mitarbeiter. Berlin und München, 1-46.
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