Komponenten und Outsourcing von Business-Dienstleistungen

Situationsanalyse: Outsourcing von Teilbereichen in der Schweiz
Viele Kulturschaffende und Kreative sind als Freelancer, Selbständigerwerbende oder als Unternehmer in Mikrounternehmen tätig. Meist erlaubt ihnen der erwirtschaftete Umsatz nicht, für jeden Aufgabenbereich eine Fachkraft einzustellen. Deshalb wird in sogenannten Mini-Clusters gearbeitet beziehungsweise werden projektbezogen externe Projektleiter, Webdesigner oder Programmierer herangezogen. Dieses Modell funktioniert in der Praxis sehr gut. Zudem bietet dieses Arbeitsmodell einen grossen Unabhängigkeitsaspekt, den die Arbeit von Kulturschaffenden und Kreativen als Nährboden für Kreativität voraussetzt. Probleme entstehen aber, wenn Kulturschaffende oder Kreative, um Kosten zu sparen oder um die Kontrolle nicht abzugeben, versuchen, alle Aufgabenbereiche selbst abzudecken. Die Gefahr besteht darin, dass der Fokus auf die eigentlichen Kernaufgaben verloren geht.

 

So stellt sich die Frage, wieso viele Kulturschaffende und Kreative nicht vermehrt mit bestehenden Komponenten arbeiten und somit die Aufgabenbereiche, welche nicht zur Kernaufgabe gehören und zu viel Zeit beanspruchen, outsourcen? Es gibt viele Prozesse, die sich optimal für ein Outsourcing eignen die Buchhaltung ist hierfür ein Beispiel. In der Schweiz besteht für den Prozess der Buchhaltung bereits ein breites Angebot an Treuhandbüros (Outsourcing), aber auch innovative Komponenten wie beispielsweise Run my Accounts (www.runmyaccounts.ch). Dieser Dienstleister deckt eine spezielle Sparte ab, nämlich die der automatisierten und skalierbaren Dienstleistungen (Komponenten). Der Vorteil von Run my Accounts liegt darin, dass Belege ausschliesslich digital eingelesen und verarbeitet werden. Dadurch entstehen für den Kunden kaum Fixkosten, sondern in erster Linie variable Kosten wie beispielsweise CHF 1.00 pro Journal-Eintrag
der durch sie gebucht wird und CHF 3.90 pro aufbereitete Zahlung.

Zielsetzung und Methodik
Die Zielsetzung der Masterarbeit lautete wie folgt:

 

Die Arbeit basiert auf einer Bedarfsstudie. Um die Informationen zum Bedarf an Outsourcing und der Nutzung von Komponenten in einem ersten Schritt zu eruieren und in einem zweiten Schritt auszuwerten, wurde als Erhebungsinstrument ein Online-Fragebogen gewählt und konzipiert. Der Online-Fragebogen eignet sich sehr gut, um die spezifischen Interessensgruppen (Freelancer, Unternehmer oder Angestellte aus der Kreativwirtschaft) zu erreichen und anzusprechen.

Zunächst wurden Umfrageteilnehmer aktiv über die folgenden Kanäle angesprochen: Bestehende private und geschäftliche Kontakte, neue Kontakte zu Berufsverbänden (IKB, SGV) und Hochschulen (HSLU, ZHAW, FHNW). In einem zweiten Schritt wurde die Umfrage über branchenspezifische Plattformen wie Netzwerk Kulturmanagement Schweiz, 451.ch und weitere Online-/Social-Media-Plattformen wie Ronorp.net und Facebook gestreut.

Das Ziel der Umfrage bestand darin, in einem Zeitraum von 14 Tagen möglichst viele empirische Daten bezüglich der Thematik Gründen mit Komponenten und Outsourcing in Kultur- und Kreativunternehmen zu erheben.

Wichtigste Ergebnisse
Dem Grossteil aller Befragten scheint Outsourcing für Kultur- und Kreativunternehmen nicht unbekannt zu sein. Es kristallisiert sich aber schnell heraus, dass sich Outsourcing meist auf die Buchhaltung beschränkt. Zudem wurden Bereiche wie visuelle Kommunikation, der Vertrieb und andere Teilbereiche wie Reinigungskräfte oder Web-Programmierung erwähnt. Der Fokus vieler Kultur- und Kreativunternehmer liegt darauf, so viel wie möglich selbst zu erledigen und in möglichst allen Fachgebieten Know-how zu sammeln. Dieser Fokus ändert sich hingegen, je grösser die Unternehmungen sind.

Die Arbeit hat aufgezeigt, dass grundsätzlich ein Bedarf an Outsourcing besteht. Dieser beschränkt sich größtenteils auf den Teilbereich Buchhaltung. Die Teilbereiche Vertrieb und Versandlogistik stehen an zweiter Stelle, sind jedoch am ungenauesten, was die Definition der Bereiche betrifft. Des Weiteren spielt die Unternehmensgrösse eine wichtige Rolle. Grössere KMUs ab 10 Beschäftigten haben zwar grössere finanzielle Ressourcen, können aber auch einfacher Personal einstellen. Es ist somit evident, dass bei Selbständigerwerbenden und Unternehmen mit 1-9 Beschäftigen der grösste Bedarf an Outsourcing besteht.

Anhand der Auswertung wurde die Hypothese bestätigt, dass für Kulturschaffende und Kreative die zu hohen Kosten im Zusammenhang mit Outsourcing ein grosses Hindernis darstellen. Eine weitere Annahme bestand darin, ein wichtiges Argument gegen Outsourcing könnte der Wunsch nach Kontrolle über alle Teilbereiche im Unternehmen/in der Tätigkeit sein. Diese Vermutung wurde anhand dieser Arbeit ebenfalls bestätigt. Für ein Agenturmodell besteht, vor allem bei kleineren Betrieben von 1-9 Beschäftigten, durchaus Bedarf. Die Beurteilung des Beratungsangebots brachte anhand der Datenauswertung keine neuen Erkenntnisse . Anhand der ausgewerteten Daten kann vorerst nur festgestellt werden, dass das Angebot nicht als gross beurteilt wird.

Die Ergebnisse der Erhebung zeigen den aktuellen Status Quo. Best-Practice Beispiele in der Schweiz fehlen. Besonders im Bereich Gründen mit Komponenten müsste hier aber tiefergehend und detaillierter geforscht werden, um entsprechende Unternehmungen als Vorzeigebeispiel präsentieren zu können.

Über Benjamin Kägi: Master of Advanced Studies ZFH in Arts Management an der ZHAW 2013 (mit dieser Arbeit abgeschlossen). Tätig als TV Producer & Art Buyer bei einer Schweizer Werbeagentur, des Weiteren seit 2011 Projektleitung und Management-Aufgaben für Natalie Wagner (Tanz & Choreografie) und ebenfalls seit 2011 Produktionsleiter & Fundraising/Sponsoring für Stylize Productions.