Was gilt es bei Besetzungsverfahren zu beachten?

 

Kulturbetriebe leiden meist unter eingeschränkten Budgets. Dies führt dazu, dass externe Beschaffungswege selbst für Führungspositionen aus finanziellen Gründen oft ausscheiden. In diesem Fall ist neben guten Abläufen vor allem Kreativität gefragt, um möglichst kostengünstig das benötigte Personal zu rekrutieren. Dabei kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht, die ohne hohe finanzielle Aufwendungen umsetzbar sind:

 

Soziale Netzwerke zu den Themen Beruf und Karriere ermöglichen sowohl eine direkte Suche und Ansprache von Fachkräften als auch eine Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Die Möglichkeiten der Nutzung von sozialen Netzwerken sind dabei äußerst vielfältig und beinhalten mitunter auch den direkten Austausch mit den potentiellen Bewerbern, etwa durch:

 

 

 

Neben der aktiven Ansprache potenzieller Bewerber bietet es sich auch an, diese aus bereits vorhandenen Bewerbungen herauszufiltern etwa aus einer internen Datenbank mit besonders positiven Bewerbern auf zuvor ausgeschriebene Stellen oder aus Initiativbewerbungen. Diese Form der reaktiven Personalauswahl ist einfach und kostengünstig, birgt aber einige Nachteile: Gerade Initiativbewerbungen müssen erst einmal einer geeigneten Stelle zugeordnet werden, da sich vielerorts nur um eine Mitarbeit ohne nähere Spezifikation beworben wird. Ferner sind die Streuverluste deutlich höher, da der Initiativbewerber erfahrungsgemäß mit möglichst breiter Expertise auftritt, um seine Chancen auf eine passende Stelle zu erhöhen. Dieser Weg kann daher allenfalls begleitend beschritten werden, stellt aber keine Alternative zur aktiven Personalsuche dar.

 

 

Nicht immer folgt auf eine Bedarfsfeststellung zwangsläufig eine Neueinstellung. Vor diesem Hintergrund ist bei der Personalbeschaffung auch die Möglichkeit zu berücksichtigen, vakante Stellen zu besetzen, indem vorhandene Mitarbeiter qualifiziert werden, eine höherwertige Tätigkeit auszuüben. Denn erfahrungsgemäß ist es einfacher, weniger qualifiziertes Personal zu rekrutieren und für die eigenen Bedarfe weiterzubilden als höher qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

 

 

Der Auswahlprozess wird naturgemäß von dem gewählten Weg der Personalbeschaffung beeinflusst. Ungeachtet dessen aber hat sich ein Prozess herauskristallisiert, der in der Praxis weitgehende Anwendung findet. Dieser setzt beim Eingang der Bewerbung an unabhängig von Art und Form der Bewerbung und endet bei der Absage oder Einstellung des Bewerbers.

 

 

Ob ein Betrieb Einstellungstests durchführt oder direkt nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen die Bewerber zum Vorstellungsgespräch einlädt, wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Auch die Anforderungen variieren zum Teil sehr stark. Trotzdem sollten sich Kulturbetriebe darüber im Klaren sein, dass die Zeiten aufwendig gestalteter Bewerbungsmappen, die per Post übersandt werden, der Vergangenheit angehören und entsprechende Aufforderungen gerade innovative und digitalaffine Bewerber abschrecken können. Zudem sinken die formalen Anforderungen zunehmend zugunsten der inhaltlichen Erwartungen. Wichtig ist deshalb für die ausschreibende Einrichtung, Bewerbungen nicht einfach auf allgemeine Formalien hin zu prüfen, sondern die Kriterien der Stelle entsprechend zu gewichten etwa, ob Unterlagen widerspiegeln, dass der künftige Stelleninhaber kreative oder eher Verwaltungsaufgaben wahrnehmen soll.

 

Der Fokus sollte zudem auf das persönliche Gespräch mit dem Bewerber gelegt werden: Wie ist sein Auftreten, wie stellt er seine fachliche und soziale Kompetenz unter Beweis, wie geht er mit Stresssituationen im Gespräch um, wie beurteilt er kritische Sachverhalte, hat er das Zeug zum Teamplayer? Die Erfahrung zeigt, dass die erfolgreiche Bewältigung solcher Anforderungen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen oder Tests stets der zuverlässigere Indikator ist als eine perfekte Bewerbungsmappe.

 

Sofern der Bewerber im Erstgespräch nicht vollständig versagt hat, sollte auf jeden Fall ein zweites Gespräch folgen, in dem nicht nur einzelne Themen vertieft werden, sondern auch das neuerliche Auftreten des Bewerbers mit dem aus dem Erstgespräch verglichen werden kann.

 

 

Es gibt einen weiteren Aspekt im Recruiting, dem im Kulturbereich ein zu geringe Bedeutung zugemessen wird: die Kommunikation mit den Bewerbern. Sie sollten bedenken, dass nicht nur die Kandidaten Sie überzeugen sollen, sondern dass auch Sie geeignete Kandidaten von sich als Arbeitgeber überzeugen müssen. Eine zeitnahe Eingangsbestätigung und Absage sind deshalb das absolute Minimum an Kommunikation, wobei zumindest erstere auch per Email erfolgen kann. Lange Wartezeiten oder unpersönliche Kommunikation lassen auf eine mangelnde Wertschätzung oder suboptimale Prozesse schließen, die Bewerber durchaus abschrecken können. Und im schlimmsten Fall findet Ihr Favorit eine andere Stelle gefunden, während er bei Ihnen auf den Fortgang des Prozesses wartet.

 

 

Personalplanung und -beschaffung ist bei jeder Organisation, egal um welche Art von Kulturbetrieb es sich handelt, ein höchst individueller Prozess. Sowohl die betriebsspezifischen Anforderungen als auch die Unternehmenskultur prägen das Vorgehen maßgeblich. Insoweit gibt es nicht den Prozess. Die hier beschriebenen Verfahren und Instrumente haben sich jedoch in der Praxis bewährt und können unter Berücksichtigung einer jeweils individuellen Anpassung in allen Kulturbetrieben eingesetzt werden, um Recruitingprozesse zu vereinfachen und die bestmöglichen neuen Mitarbeiter zu finden.